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Facturar a clientes extranjeros

Publicado el 2026-10-23

La primera factura a un cliente de fuera se emite casi siempre igual que una nacional, con IVA español y a correr. Y casi siempre está mal. No por mala fe: es que la regla no depende del país, depende de tres preguntas.

Las tres preguntas, en este orden

1. ¿Es empresa o particular? Es la que más pesa. Un empresario y un consumidor final no generan la misma operación aunque estén en la misma calle de Lisboa.

2. ¿Está dentro o fuera de la Unión Europea? Dentro hay reglas armonizadas; fuera hay exportación o localización.

3. ¿Le vendes bienes o le prestas servicios? Los bienes se mueven físicamente y eso se documenta; los servicios se localizan por reglas, y las reglas cambian según el tipo de cliente.

Con esas tres respuestas, los cuatro escenarios habituales quedan así:

• Empresa de la UE con NIF-IVA válido: sin IVA, con la mención de inversión del sujeto pasivo si es un servicio, y a la declaración recapitulativa. Todo esto depende de estar en el ROI y de validar al cliente: lo cuenta NIF-IVA, VIES y ROI.
• Particular de la UE: con IVA. El tuyo hasta cierto volumen, el de su país después, por la ventanilla única. Está en ventas a particulares de la UE.
• Cliente de fuera de la UE, bienes: exportación exenta, con documento de salida que hay que guardar.
• Cliente de fuera de la UE, servicios: normalmente no sujeto por localización, con el matiz de la utilización efectiva. Los dos casos, en exportar fuera de la UE y el IVA.

Los datos del cliente que sí necesitas

Una factura a un cliente extranjero necesita los mismos datos identificativos que una nacional, más algunos propios:

• Denominación completa tal como figura en su registro, no el nombre comercial.
• Domicilio completo con el país. No es cosmético: en más de un régimen es lo que determina dónde tributa la operación.
• Número de identificación fiscal del país correspondiente. Para operar dentro de la Unión, el NIF-IVA con su prefijo de dos letras.
• La condición del cliente: empresario o consumidor. En una inspección, «me dijo que era una empresa» no es prueba de nada; la validación del NIF-IVA sí.

Y una recomendación que evita disgustos: guarda la prueba del momento. La validación de un NIF-IVA es una foto de un día. Que hoy sea válido no dice nada de si lo era hace ocho meses, que es cuando emitiste.

Qué hace Zeva, y el límite que tienes que conocer antes

Lo que hace bien.

Al dar de alta un cliente puedes validarlo contra el censo europeo desde la propia ficha: eliges país, introduces el número y Zeva consulta. Si el operador consta, te prerrellena nombre y dirección con lo que devuelve el censo, para que lo revises antes de guardar.

Está construido como una ayuda que nunca bloquea. Si el servicio europeo no responde, da timeout o devuelve algo ilegible, no verás un error ni te impedirá guardar: la ficha se rellena a mano como siempre. Una caída de un servicio de terceros no puede dejarte sin poder dar de alta un cliente.

La ficha admite además dirección postal estructurada —código postal, municipio, provincia y país— que es lo que necesita la exportación a formatos electrónicos. Qué campos merece la pena rellenar y cuáles no está en ficha de cliente: qué datos necesitas.

En la factura, además:

• PDF en español, inglés o catalán, a elegir por factura. El idioma cambia los rótulos y nada más: los importes y el registro sellado son idénticos.
• Emisión en divisa, con el tipo de cambio de la fecha. La verdad fiscal va siempre en euros.
• Marca de operación intracomunitaria en el formulario, que alimenta la declaración recapitulativa.

Y ahora el límite, que es concreto y conviene saberlo antes de contratar.

El campo del NIF de un cliente en Zeva exige exactamente nueve caracteres. Ni ocho ni diez: nueve. Es la longitud del NIF español, y la validación está puesta en el mismo sitio en la pantalla y en el servidor.

Consecuencia directa: un NIF-IVA extranjero que no tenga nueve caracteres no cabe en ese campo. Los hay de ocho, de once, de trece. Puedes consultarlos en el censo europeo —esa consulta sí acepta el número largo y el país por separado— y puedes usar los datos que devuelve, pero al guardar la ficha el número que persiste tiene que caber en nueve.

Lo que se hace hoy mientras tanto: dejar el identificador completo del cliente en la denominación o en la dirección, y anotarlo en el documento que emites, de modo que la factura sí lo muestre. Es un apaño y lo llamamos apaño. Está identificado, y lo cuentas mejor tú que un comercial. Cómo debe verse un identificador fiscal en la factura está en NIF, CIF o NIE: cuál va en la factura.

Un segundo límite, menor pero real: la exportación al formato electrónico oficial español asume partes residentes en España. Para un no residente, ese XML necesitaría un bloque de dirección en el extranjero que hoy no se emite. Para el PDF y para el registro sellado no cambia nada; solo afecta a esa exportación concreta.

Puedes ver el alcance de la ficha de cliente en terceros y el de la emisión en la facturación de Zeva.

El cobro, que también cambia

Facturar fuera y cobrar fuera no son el mismo problema. Tres cosas que conviene pactar por escrito antes de emitir:

• Quién asume las comisiones de la transferencia internacional. Si no se dice, llega menos de lo facturado y el descuadre lo arreglas tú.
• En qué moneda se paga. Facturar en dólares y cobrar en euros al cambio del día del pago genera una diferencia que hay que contabilizar.
• Qué plazo aplica. La normativa española de morosidad no alcanza a un cliente de fuera de la Unión; ahí manda el contrato.

Errores que se repiten

• Repercutir IVA español a una empresa europea con NIF-IVA válido.
• No repercutirlo a un particular europeo, que sí lo lleva.
• Validar el NIF-IVA una vez y no volver a mirarlo en dos años de relación.
• Guardar solo el nombre comercial del cliente extranjero, no su denominación registral.
• No pactar quién paga las comisiones de la transferencia internacional.
• Emitir en divisa sin fijar el tipo de cambio de la fecha de la operación.

Antes de dar de alta a un cliente de fuera

• ¿Sabes con certeza si es empresa o particular, y puedes probarlo?
• Si es de la UE, ¿has validado su NIF-IVA y guardado el resultado con su fecha?
• ¿Tienes su domicilio completo con el país, no solo la ciudad?
• ¿La operación es de bienes o de servicios? ¿Y dónde se consume?
• ¿En qué idioma y en qué moneda quiere la factura, y en qué moneda va a pagar?

Cinco minutos al dar el alta ahorran rehacer el trimestre.