Fichaje y control horario que no se puede reescribir

El registro horario es obligatorio para todas las empresas en España, con independencia de su tamaño. En Zeva viene incluido de serie a partir del plan Profesional, sin contrato aparte ni módulo adicional que activar.

No es un cronómetro suelto: el fichaje comparte usuarios, roles y empresa con el resto de Zeva, así que cuando das de alta a alguien en tu equipo ya puede fichar, sin tener que configurarlo aparte en otra herramienta.

El concepto append-only

Cada fichaje de entrada o salida queda registrado de forma permanente: nunca se borra ni se sobrescribe. Si te equivocas al fichar, la corrección no reescribe el registro original — se añade una entrada nueva que queda enlazada a la anterior, así que ambas siguen siendo consultables. Es el mismo principio que aplicamos al registro de facturación Verifactu: lo que ya se guardó, se guardó. Además, si se te corta la conexión justo al fichar y tu dispositivo reintenta el envío, Zeva reconoce que es el mismo evento y no te genera un fichaje duplicado.

Ejemplo: corregir un fichaje erróneo

Imagina que fichas la salida a las 18:00 en lugar de a las 19:00, porque se te olvidó marcarla a la hora real. En Zeva no editas ese registro: creas una corrección con la hora correcta, que queda enlazada al fichaje original. A efectos prácticos, tu histórico muestra el dato bueno (19:00), pero el registro erróneo de las 18:00 sigue existiendo por debajo, con la corrección que lo sustituye. Es la misma diferencia que hay entre tachar una línea en un libro de contabilidad y arrancar la página: la primera deja rastro de lo que pasó, la segunda no.

Permisos por rol

Cada persona ficha y consulta su propio histórico. Solo quien tiene rol de gestor puede ver el fichaje de su equipo — nunca al revés, y esta comprobación se aplica tanto al fichar como al consultar, no solo en la pantalla que ves primero.

Ubicación en el fichaje, solo si la activas

El control horario con geolocalización viene desactivado de fábrica. Si tu empresa lo enciende —desde Ajustes, y solo con permiso de propietario o administrador—, quien fiche podrá registrar su ubicación junto con la hora, siempre que su dispositivo se lo permita. Se recoge en el instante exacto de cada toque de fichar: nunca es un rastreo continuo, ni sabe dónde está nadie entre una entrada y una salida.

Activarla no es marcar una casilla y seguir. El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 obliga al empresario a informar «de forma expresa, clara e inequívoca» y con carácter previo sobre la existencia y las características del sistema, y a informar además del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión. Por eso en Zeva el aviso a la plantilla forma parte de la propia operación de activar: al encenderla, cada persona del equipo recibe en su pantalla un aviso que le cuenta qué se recoge, que puede negar el permiso de ubicación y seguir fichando con normalidad, y cómo ejercer esos cuatro derechos. No es un correo que alguien tenga que acordarse de mandar.

Exportar horas para tu gestoría

Zeva exporta a CSV las horas trabajadas de cada persona — calculadas a partir de sus pares de entrada y salida, descontando pausas — junto con las ausencias registradas, pensado para que tu gestoría calcule la nómina con A3nom, Nominaplus, Sage o la herramienta que ya use. Lo decimos con la misma claridad que en el resto de esta web: Zeva nunca calcula un importe a pagar, ni de IRPF ni de cotizaciones a la Seguridad Social — esa pieza sigue siendo de tu gestoría.

Ausencias

Además de las entradas y salidas, puedes registrar ausencias — vacaciones, baja, permiso retribuido — que se incluyen junto a las horas trabajadas en la exportación mensual para tu gestoría, para que no tenga que cruzar dos fuentes distintas a la hora de calcular la nómina. El circuito completo —quién solicita, quién aprueba o rechaza y con qué motivo, y cuántos días de vacaciones quedan— vive en gestión de empleados, que comparte con el fichaje las mismas personas y las mismas horas.

Qué no incluye todavía

Un formato de exportación específico ya adaptado para presentar directamente ante una inspección de trabajo: hoy exportas el histórico completo en CSV, pero darle el formato exacto que pida cada inspección sigue siendo una tarea manual.