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NIF-IVA, VIES y ROI: facturar sin IVA en la UE

Publicado el 2026-08-04

Vender a una empresa de otro país de la Unión Europea tiene una particularidad que sorprende la primera vez: la factura va sin IVA. Pero eso no es automático ni depende de tu buena fe. Depende de dos cosas que puedes comprobar en un minuto y que casi nadie comprueba.

Las dos condiciones, en una frase

Para facturar sin IVA a un cliente de otro Estado miembro tienen que darse las dos a la vez:

1. Tú tienes que estar dado de alta en el ROI, el Registro de Operadores Intracomunitarios.
2. Tu cliente tiene que tener un NIF-IVA válido y activo en su país.

Si falla cualquiera de las dos, la operación no es una entrega intracomunitaria exenta: es una venta normal, y llevaba IVA español. El problema es que eso se descubre tarde, normalmente cuando ya has emitido veinte facturas.

Qué es el ROI, y por qué no lo tienes por defecto

Estar dado de alta como empresario no te mete en el ROI. Hay que pedirlo expresamente en la declaración censal —el modelo 036—, marcando la casilla correspondiente. Hasta que Hacienda te lo concede y apareces en el censo, tu propio NIF-IVA no existe a efectos europeos.

Ese trámite tiene además una particularidad incómoda: no es inmediato. Hacienda puede tardar y puede pedirte documentación acreditando que vas a operar de verdad con la UE. Si tienes previsto vender fuera, pídelo antes de necesitarlo, no la semana en que te entra el primer pedido.

Cómo se pide y en qué plazo está explicado en el modelo 036, que es donde se marca.

VIES: el censo europeo donde se comprueba

VIES es el sistema de la Comisión Europea que permite consultar si un NIF-IVA está registrado y activo. Es público, gratuito y devuelve una respuesta inmediata: válido o no válido.

Comprobarlo importa más de lo que parece. Si facturas sin IVA a alguien cuyo NIF-IVA no era válido, la cuota no repercutida te la pueden reclamar a ti. No al cliente: a ti, que eres quien tenía que haber repercutido el impuesto. Y a esas alturas cobrarle a tu cliente un IVA que no le facturaste en su día es, en el mejor de los casos, una conversación difícil.

Un detalle que se pasa por alto: la validez no es permanente. Un cliente puede darse de baja del registro, o su administración puede retirárselo. El NIF-IVA que era válido en enero puede no serlo en octubre.

El modelo 349, la consecuencia natural

Si haces operaciones intracomunitarias, tienes que declararlas en el modelo 349, la declaración recapitulativa: qué operadores, con qué NIF-IVA y por qué importe. No se paga nada con él —es informativo—, pero cruza con lo que declaran tus clientes en sus países.

Ahí está la trampa: si tú declaras una venta a un NIF-IVA y ese operador no declara la compra correspondiente, salta la discrepancia. Por eso el 349 no perdona un NIF-IVA mal tecleado; el sistema no lo interpreta, lo cruza.

Qué hace Zeva

Valida el NIF-IVA contra VIES en el momento de dar de alta al cliente. Al introducir el NIF de un tercero de otro país de la UE, Zeva consulta el censo europeo y, si el operador está registrado, prerrellena su nombre y su domicilio con lo que devuelve VIES, para que los revises antes de guardar.

Está construido a propósito como una ayuda que nunca bloquea: VIES es un servicio externo de la Comisión Europea, y si no responde, da timeout o devuelve algo que no se puede leer, Zeva no lanza ningún error ni te impide guardar. El alta de un tercero funciona exactamente igual que si lo escribieras a mano. Una caída de un servicio de terceros no puede dejarte sin poder dar de alta un cliente.

También calcula el modelo 349 a partir de tus facturas, con su desglose por operador, y lo tienes junto al resto de modelos en el módulo de fiscalidad.

Lo que no hace: presentarlo por ti ante la AEAT. El cálculo y el desglose son tuyos para revisar y presentar, o para pasárselos a tu asesoría. Puedes ver el resto de piezas fiscales que ya cubrimos, y las que no, en la contabilidad de Zeva.

Servicios y bienes no funcionan igual

Otra confusión frecuente: se habla de «operación intracomunitaria» como si fuera una sola cosa, y hay dos regímenes distintos.

En la entrega de bienes —mandas mercancía a otro Estado miembro— la exención se apoya en que el bien sale físicamente de España. Ahí la prueba del transporte importa: si Hacienda revisa y no puedes acreditar que la mercancía salió, la exención se cae por mucho que el NIF-IVA fuera válido. Guarda el CMR, el albarán firmado o lo que use tu transportista.

En la prestación de servicios a un empresario de otro Estado miembro, la regla general es que el servicio se localiza donde está el destinatario, así que no repercutes IVA español: lo declara él por inversión del sujeto pasivo. Aquí no hay transporte que acreditar, pero la condición del NIF-IVA válido sigue siendo la misma.

Las dos van al modelo 349, con clave distinta según sean bienes o servicios. Es un detalle menor al rellenarlo y uno de los motivos habituales de discrepancia al cruzarse.

Errores que se repiten

• Facturar sin IVA antes de tener el ROI concedido. El alta no es inmediata.
• Fiarse del NIF-IVA que te pasó el cliente por correo hace dos años. Se caduca.
• Confundir el NIF nacional con el NIF-IVA. En algunos países no coinciden.
• No declarar el 349 pensando que, como no se paga, no pasa nada. Cruza con lo que declara el otro.
• Aplicar la exención a un particular. Solo vale entre empresas registradas: a un consumidor final de otro país de la UE se le repercute IVA, con sus propias reglas.

Antes de tu primera venta intracomunitaria

• ¿Tienes el ROI concedido, no solo solicitado?
• ¿Has validado el NIF-IVA de tu cliente hoy, no cuando lo diste de alta?
• ¿Tienes su domicilio completo en la ficha? Lo vas a necesitar para el 349.
• ¿Sabes si tu cliente es empresa o particular? La respuesta cambia todo lo demás.

La ficha de cliente bien montada desde el principio es lo que hace que el 349 salga solo al final del trimestre. Cómo se estructura está en clientes y proveedores, y qué cubre el módulo, en terceros.