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Ficha de cliente: qué datos necesitas
Publicado el 2026-08-25
La ficha de un cliente parece el sitio menos interesante del programa hasta que llega el momento de emitirle una factura y falta un dato. Entonces se convierte en lo que decide si puedes cobrar hoy o mañana.
Lo que hace falta sí o sí para facturar
Cuatro cosas, y ninguna es opcional si el cliente es una empresa o un profesional:
- Razón social completa, no el nombre comercial. «Panadería El Trigal» puede ser el rótulo; la factura necesita «Trigal Panificadora, S.L.».
- NIF, CIF o NIE, el que corresponda.
- Domicilio fiscal: calle, código postal, municipio y provincia.
- País, que importa más de lo que parece en cuanto sales de España.
Con eso ya puedes emitir. Lo demás —correo, teléfono, IBAN— hace la vida más fácil pero no bloquea.
Los que se descubren tarde, y duelen
Hay datos que no impiden emitir la factura y sí impiden lo siguiente:
El correo electrónico. Sin él no puedes enviarle la factura sin salirte del programa. Parece menor hasta que tienes cuarenta facturas que mandar a final de mes.
El IBAN, si le vas a cobrar por domiciliación. Sin IBAN no hay remesa, y eso se descubre el día que preparas el fichero para el banco.
El domicilio completo. Puedes emitir sin él, pero el XML de Facturae no valida —así que no podrás presentarla en FACe— y el modelo 347 te saldrá incompleto en febrero. Esos dos problemas aparecen meses después de la factura que los causó.
Las condiciones de pago. Si este cliente paga a 60 días y la ficha no lo dice, cada factura sale con el vencimiento por defecto y tu previsión de cobros es ficción.
El problema que crece solo: fichas duplicadas
El mismo cliente dado de alta dos veces es el defecto más común en cualquier base con unos años encima. Casi siempre por una de estas vías:
- Una vez con el nombre comercial y otra con la razón social.
- Una con el NIF y otra sin él, porque el día que se creó no lo tenían a mano.
- Con y sin la forma jurídica: «Trigal Panificadora» y «Trigal Panificadora SL».
Mientras solo emites facturas no molesta demasiado. Molesta cuando quieres saber cuánto te debe ese cliente, o cuánto te ha comprado en el año: los números salen partidos entre dos fichas y ninguno es el bueno.
La regla que lo evita es una sola: el NIF manda. Antes de crear una ficha, busca por NIF, no por nombre. Un nombre se escribe de cinco maneras; un NIF, de una.
El cliente extranjero cambia las reglas
Facturar fuera de España obliga a mirar dos campos que dentro casi nunca importan.
El país deja de ser decorativo: decide si la operación lleva IVA español, va exenta o se declara en otro sitio. Una ficha con el país mal puesto produce facturas con el IVA equivocado, y eso no se corrige con una nota — se corrige con una rectificativa.
El NIF-IVA intracomunitario es otra cosa distinta del NIF nacional. Para no repercutir IVA a una empresa de otro país de la UE, esa empresa tiene que estar dada de alta en el registro correspondiente, y su identificador tiene un prefijo de país. Guardar el número nacional en vez del intracomunitario es el fallo típico, y solo se descubre al presentar el modelo 349.
La comprobación práctica: si vas a facturar sin IVA a una empresa europea, verifica su identificador antes de emitir. Después ya está sellada.
Cliente y proveedor a la vez
Sucede a menudo —le compras a quien te compra— y es donde más se duda.
Lo razonable es tener una ficha por relación, no por empresa: una como cliente y otra como proveedor, con el mismo NIF. Así lo que te debe y lo que le debes no se mezclan en el mismo saldo, que es justo lo que quieres poder mirar por separado.
Antes de empezar a facturar a alguien nuevo
Cinco preguntas que cuestan un minuto y ahorran una tarde:
- ¿Tengo la razón social exacta, tal y como aparece en su documentación?
- ¿El NIF está bien copiado? Un dígito de control mal hace que la factura se rechace.
- ¿El domicilio está completo, con código postal y provincia?
- ¿A cuántos días paga, y cómo?
- ¿Ya existe en mi base con otro nombre?
Qué hace Zeva
La ficha guarda razón social, NIF, domicilio completo —código postal, municipio, provincia y país—, correo, teléfono e IBAN, además de las cuentas contables y la lista de precios que le corresponden.
Tres cosas que ayudan más de lo que parece:
- Valida el NIF, el NIE y el CIF con su dígito de control, no solo la longitud. Un identificador mal copiado se detecta al guardarlo, no cuando la factura se rechaza.
- Autocompleta por NIF intracomunitario: consultando VIES, el registro público de la UE, te trae el nombre y la dirección que constan para que los revises antes de guardar. Es una ayuda de entrada de datos y nada más — no guarda nada por su cuenta, y si VIES no responde el alta manual sigue funcionando igual.
- Avisa al emitir si al cliente elegido le faltan datos fiscales, diciendo cuáles y por qué importan. Avisa, no bloquea: hay casos legítimos en los que no hacen falta, y un formulario que te impide facturar por un campo opcional es peor que el problema que evita.
Qué datos exige exactamente el reglamento en la factura está en qué datos lleva una factura completa, y cómo traerte tu base de clientes desde otro programa, en cambiar de programa sin perder nada. Lo que cubre la gestión de clientes y proveedores está en terceros.
Errores que se repiten
- Guardar el nombre comercial en vez de la razón social. La factura sale mal desde el primer día.
- Buscar por nombre antes de crear. Hay que buscar por NIF.
- Dejar el domicilio a medias. Se paga en febrero, con el 347.
- No anotar las condiciones de pago. Tu previsión de cobros deja de valer.
- Una sola ficha para quien es cliente y proveedor. Los saldos se mezclan.
Una ficha bien hecha se rellena una vez y sirve durante años. Una a medias se paga cada vez que emites.
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