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Qué datos lleva una factura completa

Publicado el 2026-08-20

Una factura no es un documento libre. Lo que tiene que llevar está en una lista cerrada, y cuando falta algo de esa lista el problema no es tuyo: es de quien la recibe y quiere deducirse el IVA.

La lista, en el orden en que aparece

El contenido obligatorio de la factura está en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, el reglamento de facturación. Estos son los datos que exige:

• Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa de quien emite y de quien recibe.
• NIF de quien emite, y el del destinatario en los casos que se ven más abajo.
• Domicilio de ambos.
• Descripción de las operaciones, con todos los datos necesarios para determinar la base imponible, incluido el precio unitario sin impuesto y cualquier descuento que no esté ya incluido en ese precio.
• Tipo o tipos impositivos aplicados.
• Cuota repercutida, consignada por separado.
• Fecha en que se hizo la operación, si es distinta de la de expedición.

Dos de estos son los que más se descuidan. El precio unitario sin impuesto no es opcional aunque solo vendas una unidad; y la fecha de operación hay que ponerla siempre que no coincida con la de emisión, cosa que pasa constantemente cuando se factura a fin de mes lo entregado durante el mes.

Cuándo hay que poner el NIF del cliente

Esta es la pregunta que más se repite, y la respuesta no es «siempre».

El NIF de quien emite va en todas. El del destinatario es obligatorio en tres supuestos que el reglamento enumera: cuando se trata de una entrega de bienes a otro Estado miembro que esté exenta, cuando el destinatario es el sujeto pasivo del impuesto de esa operación, y cuando la operación se entiende realizada en el territorio de aplicación del impuesto y quien factura está establecido en él.

En la práctica cotidiana esto significa que, facturando a otra empresa o profesional español, el NIF del cliente va. Y facturando a un particular, no es obligatorio — aunque él te lo pida para sus cosas, y no pasa nada por incluirlo.

Las menciones que sustituyen a una explicación

Hay situaciones en las que la factura tiene que llevar una frase concreta. No es formalismo: esa mención es la que explica al que la recibe —y a Hacienda— por qué el IVA no está donde esperaba.

• «Inversión del sujeto pasivo», cuando quien debe declarar el IVA es el destinatario.
• «Facturación por el destinatario», cuando es el cliente quien emite la factura en tu nombre.
• «Régimen especial de las agencias de viajes», en ese régimen.
• «Régimen especial de los bienes usados» —o de objetos de arte, o de antigüedades y objetos de colección— según el caso.

Y si la operación está exenta, hay que incluir una referencia al precepto que la exime o, sencillamente, indicar que está exenta. Poner «IVA 0 %» no vale: cero por ciento y exento no son lo mismo, y quien recibe la factura necesita saber cuál de las dos cosas es.

Series: cuándo puedes y cuándo debes

Puedes usar series separadas cuando haya motivos que lo justifiquen —el reglamento cita, entre otros, tener varios establecimientos o hacer operaciones de distinta naturaleza—.

Pero hay tres casos en los que la serie específica es obligatoria: las facturas expedidas por el destinatario o por un tercero, las rectificativas, y las que se expiden al amparo de la disposición adicional quinta del reglamento del IVA.

La de las rectificativas es la que más se incumple, y por comodidad: se emite la corrección con el siguiente número de la serie normal. Eso rompe la correlación de la serie principal y confunde el libro registro.

Los fallos que la invalidan en la práctica

Ninguno de estos es exótico. Todos aparecen a diario:

• Un hueco en la numeración. La correlación no es un consejo.
• Poner solo el nombre comercial en vez de la denominación social completa.
• No desglosar el tipo y la cuota, dando solo el total.
• Omitir el domicilio de una de las dos partes.
• No poner la fecha de operación cuando difiere de la de emisión.
• Escribir «exento» sin decir por qué, o confundir exento con 0 %.

Que falte un dato no siempre significa una sanción para ti. Significa algo más incómodo: que tu cliente puede tener problemas para deducirse ese IVA y te va a pedir que la rehagas. Y ojo con cómo se rehace: una factura ya emitida no se borra ni se sobrescribe, se corrige con una rectificativa que va en su propia serie. Con un sistema que sella cada registro, además, eso deja de ser una recomendación: está en qué es Verifactu.

Y el ticket, ¿qué?

La factura simplificada tiene un contenido más corto y un límite de importe. No es «una factura más sencilla que puedes usar cuando quieras»: hay condiciones. Cuándo vale y cuándo no está en factura simplificada.

Qué pone Zeva y qué te toca a ti

Los datos del emisor, la numeración correlativa por serie, el desglose por tipo con la cuota separada, el precio unitario sin impuesto y las fechas salen del propio documento: no se teclean ni se pueden saltar. Las menciones de inversión del sujeto pasivo y de exención se añaden según el tipo de operación que elijas, no a mano.

Lo que sí depende de ti es la ficha del cliente: si su NIF o su domicilio están incompletos, la factura saldrá incompleta. Por eso la pantalla de emisión avisa en el momento, antes de sellar, cuando faltan datos fiscales del destinatario — avisa, no bloquea, porque hay casos legítimos en los que no hacen falta.

Lo que cubre el módulo está en facturación, y el documento que a menudo precede a la factura —y con el que se confunde— en albarán y factura.

Antes de emitir la próxima

• ¿La serie es la que toca? ¿Es una rectificativa que debería ir en la suya?
• ¿Está el precio unitario sin IVA, y no solo el total de la línea?
• ¿La fecha de operación coincide con la de emisión? Si no, ¿está puesta?
• Si va exenta, ¿dice por qué?
• ¿Los datos del cliente están completos, o vas a tener que rehacerla?

Repasar esta lista una vez cuesta dos minutos. Rehacer una factura que ya lleva un mes en la contabilidad de tu cliente cuesta bastante más.