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Cambiar de programa sin perder nada

Publicado el 2026-08-22

Cambiar de programa de facturación da pereza por una razón muy concreta: el miedo a quedarte a medias, con la mitad de los datos en un sitio y la otra mitad en otro. Es un miedo razonable, y se resuelve con orden.

Lo primero: qué te llevas y qué se queda

No todo lo que hay en tu programa actual tiene que viajar. Distinguirlo es la decisión que más tiempo ahorra.

Se lleva siempre:

• Clientes y proveedores, con su NIF, dirección y datos de contacto.
• Productos o servicios, con sus precios.
• Saldos pendientes: lo que te deben y lo que debes. Sin esto, tu tesorería empieza en cero y no vale para nada.
• El plan de cuentas, si llevas contabilidad.

Se queda casi siempre:

• El histórico completo de facturas de años cerrados. Sigue siendo tuyo y hay que conservarlo, pero no tiene por qué vivir dentro del programa nuevo.
• Configuraciones que no se parecen en nada entre un sistema y otro.

Esa segunda lista incomoda, y conviene entenderla: conservar las facturas antiguas es una obligación, pero conservarlas no significa tenerlas dentro del programa nuevo. Un PDF firmado y ordenado cumple igual y no te obliga a arrastrar años de datos que ya nadie consulta.

El orden importa, y este es el que funciona

1. Clientes y proveedores. Todo lo demás los referencia.
2. Productos y servicios.
3. Plan de cuentas, si vas a llevar la contabilidad.
4. Saldos abiertos: facturas de venta sin cobrar y de compra sin pagar.
5. Configuración: series de facturación, tipos de IVA, formas de pago.

Hacerlo al revés obliga a repetir trabajo. Si importas facturas antes que clientes, cada línea tendrá que crear el cliente sobre la marcha —o fallar—, y acabarás con fichas duplicadas que se limpian a mano.

El dato que más se resiste: el NIF

Prepárate para esto, porque pasa siempre.

Cada programa llama al NIF a su manera. Unos ponen «NIF», otros «CIF», otros «Tax ID» y otros —los que vienen de fuera— un identificador propio que no es el NIF español. Cuando el fichero sale con una de esas cabeceras, el importador no puede adivinar cuál de ellas es el número fiscal sin arriesgarse a meter basura en un campo obligatorio.

La consecuencia práctica: casi ningún fichero exportado de otro sistema entra tal cual. Hay que decirle al importador qué columna es cada cosa, aunque solo sea una vez.

Y hay algo peor que un NIF mal mapeado: un NIF inválido que entra sin protestar. Si tu programa nuevo no comprueba el dígito de control, te llevas los errores del viejo tal cual, y los descubres el día que una factura se rechaza.

Cuándo hacerlo

El mejor momento es el inicio de un ejercicio, con el anterior cerrado. La numeración empieza limpia, los saldos son los del cierre y no hay que partir un trimestre por la mitad.

El segundo mejor es el inicio de un trimestre. Peor pero manejable: presentas el trimestre que acaba con el sistema viejo y empiezas el siguiente con el nuevo.

El peor, con diferencia, es a mitad de trimestre. Acabas con la mitad de las facturas en cada sitio y una declaración que hay que componer a mano.

Convivir dos semanas es normal

No apagues el sistema viejo el mismo día. Durante un par de semanas conviene tener los dos: el nuevo en marcha y el viejo en solo lectura para consultar lo que haga falta.

Lo que no hay que hacer es emitir en los dos a la vez. Dos programas emitiendo con la misma serie producen números repetidos, y eso sí es un problema de verdad: la numeración correlativa no admite duplicados ni huecos. Se decide una fecha, y desde esa fecha se emite solo en el nuevo.

Las tres comprobaciones que hay que hacer sí o sí

Antes de dar el cambio por bueno:

1. Cuenta los clientes. ¿Los que había son los que hay? Un número que no cuadra significa filas rechazadas que nadie miró.
2. Suma lo pendiente de cobro. El total del sistema nuevo tiene que coincidir con el del viejo al céntimo.
3. Emite una factura de prueba y mírala entera: numeración, datos fiscales, IVA, y que el PDF salga como esperas.

Si las tres cuadran, lo demás son detalles. Si falla la segunda, no sigas: es la que dice si tu tesorería es real.

Qué hace Zeva en esto

Zeva importa desde CSV y Excel clientes y proveedores, productos, gastos, facturas históricas, asientos y el plan de cuentas. El mapeo de columnas lo eliges tú: el sistema no adivina qué columna es el NIF, precisamente para no meter un dato equivocado en un campo del que dependen todas tus facturas.

Dos cosas que sí hace por su cuenta, y son las que evitan el desastre:

• Valida el NIF, el NIE y el CIF con su dígito de control, no solo la longitud. Un identificador mal formado se queda fuera y te lo dice, en vez de entrar y aparecer en una factura.
• Detecta duplicados por NIF y tipo, tanto contra lo que ya tienes como dentro del propio fichero. Un cliente repetido dos veces en tu exportación no se convierte en dos fichas.

Lo que verás al terminar es un resumen fila a fila: qué entró, qué se omitió por duplicado y qué falló con su motivo. Ese informe es lo que te permite hacer la comprobación 1 de la lista de arriba sin contar a mano.

Qué datos necesita cada cliente para que su factura salga completa está en qué datos lleva una factura, la diferencia entre los documentos que vas a migrar en albarán y factura, y lo que cubre la facturación en el módulo.

Antes de empezar

• ¿Puedes exportar de tu sistema actual, o dependes de que te lo den?
• ¿Sabes qué columna de tu exportación es el NIF?
• ¿Tienes la lista de saldos pendientes a la fecha de corte?
• ¿Has elegido ya la fecha desde la que emites solo en el nuevo?

Un cambio de programa bien hecho se nota en que nadie se entera. Uno mal hecho se nota durante meses, cada vez que falta un cliente o un saldo no cuadra.