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Conservar facturas: cuántos años

Publicado el 2026-10-25

«Cuatro años» es la respuesta que da todo el mundo y es incompleta. Hay varios plazos que corren a la vez, empiezan en momentos distintos y el que manda es siempre el más largo de los que te apliquen.

Los plazos que se solapan

El fiscal. La administración tiene cuatro años para comprobar y liquidar. Suena claro hasta que caes en el detalle: el plazo no cuenta desde la fecha de la factura, sino desde que terminó el plazo de presentar la declaración donde esa factura influyó. Una factura de enero puede estar viva casi cinco años después.

Y ese plazo se interrumpe. Cualquier actuación de comprobación, cualquier requerimiento, cualquier declaración complementaria lo reinicia. Cuatro años es el suelo, no el techo.

El mercantil. Los libros, la correspondencia y la documentación del negocio se conservan seis años desde el último asiento. Aplica a sociedades y también a quien lleva contabilidad ajustada al código de comercio. Es más largo que el fiscal, y es el que en la práctica marca el calendario.

El de los bienes de inversión. Cuando deduces IVA de un bien de inversión, ese IVA queda sujeto a un periodo de regularización de varios años —más largo aún para inmuebles—. Durante todo ese tiempo tienes que poder enseñar la factura de compra. Es el plazo que más gente incumple sin saberlo, porque nadie asocia «la reforma del local de hace ocho años» con «carpeta que hay que conservar». Cómo funciona esa deducción está en IVA deducible y no deducible.

El laboral. Nóminas, contratos y justificantes de cotización tienen sus propios plazos, y no coinciden con los anteriores.

La regla práctica que funciona: quédate con el más largo y no gestiones cuatro calendarios. Para una pyme normal, eso significa seis años como criterio general, y más para lo que toque inversión o inmuebles.

Qué hay que guardar, exactamente

No es «las facturas». Es:

• Las emitidas y las recibidas, ambas. La segunda mitad es la que se pierde.
• En el formato original en que se recibieron. Si el proveedor te mandó un XML, se guarda el XML; si te mandó un PDF, el PDF. Reimprimir no es conservar.
• Los justificantes que acompañan: tickets de gasto, extractos, documentos de salida de una exportación.
• La legibilidad durante todo el plazo. Un formato que dentro de seis años nadie pueda abrir no cumple. Y un disco duro en un cajón no es un archivo: es una apuesta.

Un matiz que se pasa por alto: la obligación es tuya aunque tu asesoría lo guarde todo. Si cambias de gestoría y no te llevas el archivo, el problema es tuyo, no de ella.

Qué hace Zeva, y qué no cubre esa copia

Una factura sellada no se puede borrar. No es una opción escondida en un menú: el sistema la rechaza. La papelera de Zeva es reversible y sirve para presupuestos, terceros, productos y demás documentos no fiscales; al intentar mandar allí una factura emitida, salta un error de dominio explícito. Ese es un invariante duro del producto, no una preferencia.

Copia de seguridad diaria por cuenta. Todas las noches se genera un paquete con los datos del negocio y se registra cuándo, cuánto ocupa y si salió bien o mal. Un fallo queda registrado como fallo y visible en el listado, no escondido en un contador agregado.

Se conservan las últimas siete copias. Al crearse la de hoy, la más antigua por encima de esa cifra se purga en la misma pasada. Siete copias es una semana.

Y ahora lo importante, que está escrito en el propio código con esas mismas palabras y merece leerse dos veces:

Esa copia vive hoy en la misma base de datos que protege. Sirve perfectamente para «ayer alguien tocó algo que no debía y quiero recuperarlo». No es un plan de recuperación ante desastres: no protege ante un disco corrupto, un borrado de la instancia o un ataque sobre el propio servidor. El destino externo —un bucket en otra cuenta, con otras credenciales— está diseñado y pendiente de activar, y así se declara. Lo mismo ocurre con los documentos adjuntos que subes: también viven en la base de datos.

Qué lleva ese paquete y qué no. Lleva un fichero por entidad clave: clientes y proveedores, productos, facturas, gastos y los asientos contables con su detalle de líneas —el diario completo, del que se puede recalcular cualquier saldo—. En el de facturas van la serie, el número, el estado, los totales, la huella y la huella anterior y la dirección del código QR.

Lo que no lleva: ni los PDF ni el XML sellado de cada factura. Ni las líneas de detalle de cada documento. Es un export de datos, no un archivo documental. Si lo que necesitas conservar durante seis años es el documento tal cual se emitió, esa copia sola no te cubre: hay que descargarlo y archivarlo aparte.

Dicho de otra forma: la copia diaria es una red de seguridad operativa excelente y un archivo legal incompleto. Lo primero lo cubre; lo segundo, hoy, lo completas tú. Cómo montar el resto está en copias de seguridad de tu facturación.

Lo demás que cubre el producto en esta línea está en la facturación de Zeva y en la contabilidad.

Quién puede llegar a ese archivo

Conservar no es solo tener: es controlar quién entra. Dos cosas que valen más que cualquier política escrita:

• Permisos por rol. Que el comercial no pueda descargar el histórico completo de facturas es una decisión de cinco minutos que evita un disgusto. Está en permisos por rol: quién ve qué.
• Segundo factor en las cuentas con acceso al archivo. Una contraseña filtrada es una copia de todo tu negocio en manos de otro.

Y una prueba que casi nadie hace: restaurar. Una copia que nunca se ha restaurado es una copia de la que no sabes nada. Prueba una vez al año a abrir el paquete y comprobar que dentro está lo que crees.

Errores que se repiten

• Contar los cuatro años desde la fecha de la factura, no desde el fin del plazo de declarar.
• Guardar solo las emitidas y perder las recibidas, que son las que dan derecho a deducir.
• Reimprimir en PDF una factura que llegó en XML y tirar el original.
• Confiar todo el archivo a la gestoría y no llevarse nada al cambiar de asesor.
• Olvidar las facturas de bienes de inversión, con plazo de regularización mucho más largo.
• No haber restaurado nunca una copia de seguridad.

Antes de cerrar el ejercicio

• ¿Sabes cuál es el plazo más largo que te aplica, y estás gestionando ese?
• ¿Tienes las facturas recibidas archivadas en el formato en que llegaron?
• ¿Los documentos de las inversiones antiguas siguen localizables?
• ¿Existe una copia fuera del sistema que la genera?
• ¿Has restaurado alguna vez, aunque sea de prueba?

Si la penúltima respuesta es no, esa es la tarea de esta semana.