Blog · seguridad

Permisos por rol: quién ve qué

Publicado el 2026-08-29

Repartir permisos en una empresa pequeña tiene mala fama porque suele hacerse mal en una de dos direcciones: o todo el mundo puede todo, o alguien se queda bloqueado a media tarde y acaba pidiendo prestada una cuenta ajena.

El principio, y su límite

La regla es que cada persona tenga lo que necesita para su trabajo y no más. Suena obvio y tiene un límite práctico que conviene decir: un reparto tan fino que la gente no pueda trabajar se salta solo. Alguien pedirá la clave del jefe «un momento» y ahí se acabó el control.

Así que el reparto útil no es el más restrictivo: es el más ajustado que nadie tenga que rodear.

Los cinco perfiles que aparecen siempre

En casi cualquier negocio los papeles se repiten:

El dueño. Puede todo, incluido dar de alta y de baja a los demás y cerrar la cuenta.

Quien administra. Configura, gestiona el equipo, toca los ajustes. Todo menos las decisiones que solo corresponden al titular.

Quien lleva las cuentas. Emite, cobra, contabiliza, prepara impuestos. No necesita gestionar usuarios ni tocar la configuración general.

Quien solo consulta. Mira sus datos, no cambia nada. Un comercial que necesita ver el histórico de un cliente, alguien de dirección que quiere las cifras del mes.

La gestoría. Es el caso especial: necesita entrar de verdad —ver facturas, gastos y asientos, cerrar el ejercicio— pero no es de la casa. No debería gestionar tu equipo ni cambiar tu configuración.

Ese quinto perfil es el que más veces se resuelve mal, y de la peor manera: dándole a la asesoría la contraseña del dueño. Con eso pierdes toda la traza y le das acceso a cosas que ni quiere.

Lo que se olvida al repartir

El dueño no debería trabajar con su cuenta a diario. Es la que puede todo, incluido borrar cosas que no se recuperan. Si tu día a día es emitir facturas, hazlo con un perfil normal y reserva el de propietario para lo que solo él puede hacer.

Un rol no es un cargo. El encargado de tienda no necesita ver nóminas por ser encargado. Reparte por qué tiene que hacer, no por el organigrama.

Los permisos caducan. Quien cubrió unas vacaciones en julio no debería seguir con ese acceso en noviembre. Media hora al trimestre revisando la lista basta.

La pregunta incómoda: ¿y si el que puede todo se va?

Si la única cuenta de propietario es la de alguien que se marcha, se marcha con la empresa dentro.

La salida es sencilla y hay que dejarla montada antes: que haya más de una persona con permisos de gestión, aunque una de ellas casi no entre. Nunca una sola llave.

Qué hace Zeva

Zeva trae cinco roles de serie, que se corresponden con los papeles de arriba:

• Propietario — puede todo, incluida la propia cuenta.
• Administrador — gestiona equipo y configuración.
• Contable — el trabajo del día a día: facturar, gastos, contabilidad, fiscalidad.
• Lector — solo consulta.
• Asesor — el perfil para tu gestoría: entra a lo que necesita, sin gestionar tu equipo.

Y si esos cinco no encajan con cómo trabajas, hay un catálogo de permisos para armar roles a medida sin que nadie toque código.

Dos cosas que importan más de lo que parece:

• El reparto se aplica en el servidor, no escondiendo botones. Que a alguien no se le muestre una opción está bien para no confundir, pero lo que impide de verdad la acción es la comprobación del servidor, que no se puede rodear.
• Hay operaciones que vuelven a pedir el segundo factor aunque tengas la sesión abierta y el rol correcto: las que tocan nóminas, presentaciones fiscales, gastos y caja. Tener permiso no es lo mismo que estar autorizado en ese momento.

Cómo funciona ese segundo factor está en contraseñas y doble factor; qué se respalda de todo esto, en copias de seguridad; y qué datos de cada cliente maneja quien tenga acceso, en ficha de cliente.

Lo que un buen reparto te da el día del problema

La razón de fondo para hacer esto no es desconfiar: es poder reconstruir qué pasó.

Cuando aparece una factura anulada que nadie recuerda haber anulado, o un precio cambiado que descuadra un pedido, la pregunta es siempre la misma: ¿quién y cuándo? Con una cuenta compartida, la respuesta es «la cuenta», que no sirve para nada — ni para corregir el proceso ni para descartar a nadie.

Con una cuenta por persona, el registro dice el nombre y la hora. Y casi siempre la conclusión no es que alguien hiciera algo malo: es que el proceso permitía un error demasiado fácil, y eso se arregla.

Hay un segundo beneficio menos evidente: poder dar acceso sin miedo. Si sabes que un perfil de solo lectura no puede tocar nada, no tienes que pensártelo dos veces para dárselo a un comercial nuevo o a alguien que cubre unas vacaciones. El reparto bien hecho no cierra puertas: permite abrirlas con tranquilidad.

Errores que se repiten

• Dar la cuenta del dueño a la gestoría. Existe un rol para eso.
• Trabajar a diario con el perfil que puede borrarlo todo.
• Repartir por cargo en vez de por tarea.
• Una sola persona con permisos de gestión. Si se va, te vas con ella.
• No revisar nunca la lista. Los accesos temporales se vuelven permanentes solos.

Antes del próximo trimestre

• ¿Alguien tiene más permisos de los que usa?
• ¿Tu gestoría entra con su propio acceso o con el de alguien?
• Si el propietario perdiera su cuenta hoy, ¿podría entrar alguien más?
• ¿Sigue habiendo cuentas activas de gente que ya no está?

Repartir permisos no va de desconfiar del equipo. Va de que, cuando algo salga mal, se pueda saber qué pasó y de que un error de alguien no se lleve por delante lo que no debía tocar.