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Copias de seguridad de tu facturación

Publicado el 2026-08-27

Todo el mundo sabe que hay que hacer copias. Casi nadie sabe si las suyas funcionan, que es una pregunta distinta y bastante más incómoda.

Lo que hay que respaldar, en orden de urgencia

No todo pesa lo mismo si desaparece.

Insustituible. Las facturas emitidas: son el registro de lo que has vendido, tienen que conservarse durante años y no se pueden reconstruir preguntando por ahí. Si pierdes esto, pierdes la contabilidad y la prueba de tus ingresos.

Muy caro de rehacer. Tu base de clientes y proveedores, con sus NIF, direcciones y condiciones. Se puede reconstruir, pero cuesta semanas y quedará peor que estaba.

Molesto. El catálogo de productos con sus precios.

Reconstruible. La configuración: series, plantillas, ajustes. Se vuelve a montar en una tarde.

Esa jerarquía decide en qué orden restauras si algún día toca, y también qué mirar primero cuando compruebes que la copia sirve.

Con qué frecuencia

La regla honesta: la frecuencia se decide por cuánto trabajo estás dispuesto a repetir.

Si haces copia una vez al mes, estás aceptando que un fallo el día 28 te obliga a rehacer cuatro semanas de facturas. Dicho así, casi nadie acepta el mes.

Para un negocio que factura a diario, lo razonable es diaria. Para uno que factura a fin de mes, semanal puede bastar — siempre que la última copia sea posterior a la emisión.

La regla 3-2-1, sin misticismo

Es el estándar de siempre y sigue siendo válido:

• 3 copias de los datos.
• En 2 soportes distintos.
• 1 de ellas fuera del sitio.

Ese último punto es el que casi todo el mundo se salta, y es el que importa. Un disco externo en el mismo cajón que el ordenador no protege de un incendio, ni de un robo, ni de un cifrado por programa malicioso que alcance las unidades conectadas.

Fuera del sitio significa otro edificio, otra ciudad o un servicio en la nube. No la carpeta del escritorio que se sincroniza sola: si el fichero se corrompe, la sincronización propaga la corrupción a los dos lados en segundos.

La pregunta que casi nadie se hace

¿Has restaurado alguna vez una de tus copias?

Es la única prueba que vale. Una copia sin restaurar es una hipótesis, y los modos de fallo son más comunes de lo que parece: el fichero se genera vacío, la contraseña de cifrado se perdió, el proceso lleva meses fallando en silencio y nadie mira el registro.

Ese último es el más frecuente, y no es teórico: pasa cuando la tarea automática depende de algo externo que se cae —una cuenta con el pago rechazado, una clave caducada— y nadie tiene un aviso que salte. El sistema parece funcionar porque nada da error; simplemente no hace nada.

La comprobación que lo resuelve cuesta media hora al trimestre: coge la copia más reciente, ábrela en otro sitio y busca una factura concreta que sepas que existe. Si aparece, tu copia sirve. Si no, mejor saberlo hoy.

Lo que la ley espera de ti

Conservar las facturas emitidas y recibidas durante el plazo que marca la normativa fiscal es una obligación tuya, no de tu proveedor de software. Y para un sistema de facturación sujeto a los requisitos de VERI*FACTU, los registros tienen que mantenerse íntegros, legibles y trazables — es decir, no vale conservarlos de cualquier manera.

Traducido a lo práctico: una copia que no puedes abrir no cumple, aunque exista.

Qué hace Zeva

Zeva genera una copia diaria por empresa, automática, con lo que de verdad importa: tus terceros, tus productos y tus facturas con su serie, número, importes y la huella VERI*FACTU de cada una. Se empaqueta en un ZIP que puedes descargar cuando quieras desde Ajustes → Copias de seguridad.

Se conservan las 7 últimas por empresa: suficiente para volver a cualquier día de la última semana sin acumular ficheros indefinidamente.

Dos cosas que conviene tener claras, porque son tuyas y no nuestras:

• Descargar la copia y guardarla fuera es tu parte. Que exista en el sistema cubre el fallo del sistema; no cubre que pierdas el acceso a la cuenta. La regla 3-2-1 exige que una copia viva donde tú decidas.
• Comprobar que se abre también. Descárgate una de vez en cuando y ábrela.

Lo que la copia guarda de tus facturas —incluida su huella encadenada— tiene sentido si entiendes cómo se sella cada una: está en qué es Verifactu. Qué datos lleva cada factura, en qué datos lleva una factura completa. Y si lo que buscas es sacar tus datos para llevártelos a otro sitio —que no es lo mismo que respaldarlos—, eso está en cambiar de programa sin perder nada.

El día que toca restaurar

Si llega ese día, el orden importa y conviene tenerlo pensado antes, no improvisado con el negocio parado.

Primero, para. No sigas facturando encima de un sistema del que sospechas. Si el problema es corrupción de datos, cada factura nueva complica la recuperación.

Segundo, averigua la fecha del corte. ¿Cuál es la última copia buena? Todo lo que hayas hecho después de esa fecha vas a tener que rehacerlo, así que conviene saber cuánto es antes de empezar.

Tercero, restaura en un sitio aparte, no encima del sistema roto. Si la copia resulta estar mal, todavía tienes el original para intentar rescatar algo.

Cuarto, comprueba antes de dar por bueno. Cuenta las facturas del último mes y compáralo con lo que recuerdas. Mira que el último cliente que diste de alta esté. Un «parece que está todo» no es una comprobación.

Y una decisión que hay que tomar con la cabeza fría: la numeración. Si perdiste facturas ya emitidas y las rehaces, no puedes reutilizar sus números como si nada — hay un rastro fiscal que no cuadraría. Ese es el momento de llamar a tu asesoría, antes de emitir nada.

Errores que se repiten

• La copia vive en el mismo sitio que el original. Un incendio se lleva las dos.
• Nadie la ha restaurado nunca. Es una hipótesis, no una copia.
• La tarea automática lleva meses fallando y no hay aviso que salte.
• La contraseña de cifrado no está en ningún sitio. El fichero es un ladrillo.
• Se respalda la base de datos y no los documentos adjuntos, o al revés.

Antes de que haga falta

• ¿Cuánto trabajo perderías si tu sistema desapareciera esta noche?
• ¿Dónde está tu copia más reciente, y de cuándo es?
• ¿Está en otro sitio físico distinto del original?
• ¿La has abierto alguna vez?
• Si la copia se cifra, ¿quién tiene la contraseña y dónde está anotada?

La copia de seguridad es lo único del negocio que no da ningún valor hasta el día que lo da todo. Y ese día no admite improvisación.