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Academia · presupuestos

Cómo convertir un presupuesto en factura

Publicado el 2026-09-05

Vídeo en preparación

Todavía no hemos grabado el vídeo de esta guía (duración estimada: 3:20). El guion completo -- lo que se ve en pantalla y lo que se dice en cada momento -- está más abajo, en «Guion del vídeo». Mientras tanto, los pasos escritos de esta página son la guía completa.

Qué es

Un presupuesto en Zeva es un documento comercial, no fiscal: no lleva numeración Verifactu ni huella. Su ciclo de vida tiene cuatro paradas fijas — borrador, enviado, aceptado y facturado — y solo se puede rechazar desde borrador o desde enviado.

Por qué importa

Convertir un presupuesto aceptado en factura te ahorra volver a teclear cliente, líneas e importes: Zeva copia todo eso a una factura nueva por ti. Pero conviene tener claro qué hace y qué no hace ese botón, porque la factura que genera nace en borrador, exactamente igual que si la hubieras creado a mano.

Pasos en Zeva

  1. 1

    Creas el presupuesto en Presupuestos → Nuevo

    Eliges el cliente, la serie (por defecto "P"), opcionalmente una fecha de "Válido hasta" (es solo informativa: no bloquea que se acepte aunque ya haya pasado) y las líneas con descripción, cantidad, precio e IVA. Al guardar, se crea en estado Borrador con su número ya asignado.

  2. 2

    Lo envías al cliente

    Tienes dos vías, y puedes usar las dos: enviarlo por email desde su propia ficha (con historial de envíos y detección de apertura), o compartir el enlace de su portal — el mismo portal sin usuario ni contraseña de Portal del cliente. Al enviarlo, pasa a estado Enviado.

  3. 3

    El cliente decide desde el portal

    Mientras el presupuesto está en Enviado, el cliente ve en su portal los botones Aceptar presupuesto y Rechazar (este último pide un motivo). Su decisión pasa por el mismo circuito que si la registraras tú desde dentro del ERP.

  4. 4

    Con el presupuesto Aceptado, pulsas Convertir a factura

    El botón solo aparece cuando el estado es Aceptado. Se abre un diálogo donde eliges la serie de la factura destino y confirmas con Crear factura. Zeva reutiliza el mismo cliente, las mismas líneas y el mismo importe: no hace falta volver a escribir nada.

  5. 5

    Revisas y emites la factura

    La factura resultante nace en Borrador, sin número Verifactu todavía — convertir no es emitir. Revísala como cualquier otra factura y emítela cuando estés listo, tal como se explica en Cómo emitir tu primera factura Verifactu.

Convertir un presupuesto en factura no lo emite: la factura queda en borrador, editable, sin numerar ni encadenar todavía. Emitirla es un paso aparte y deliberado, igual que con cualquier otra factura.

Los "estados personalizados" que puedes crear en Ajustes → Estados de presupuesto son solo una etiqueta de seguimiento visual (nombre y color, por ejemplo "Pendiente de negociar"). No sustituyen ni alteran el ciclo real borrador → enviado → aceptado → facturado, que es el único que decide si aparece el botón de convertir.

Presupuestos recurrentes

Presupuestos → Recurrentes no genera documentos por sí solo en la pantalla: son plantillas (cliente, líneas y periodicidad — mensual, trimestral, anual o a tu medida) que, al cumplirse su fecha, generan un presupuesto normal en borrador con su propio número. Nunca se emiten ni se envían solas: cada presupuesto generado sigue el mismo circuito de envío y aceptación que uno creado a mano.

Errores comunes

Preguntas frecuentes

¿Puedo convertir un presupuesto sin que el cliente lo haya aceptado?

No desde la interfaz normal: el botón "Convertir a factura" solo aparece cuando el presupuesto está en estado Aceptado, ya sea porque el cliente lo aceptó desde su portal o porque lo marcaste tú manualmente.

¿Qué pasa si el cliente rechaza el presupuesto?

Pasa a estado Rechazado con el motivo que haya indicado. Desde ahí no hay conversión a factura: tendrías que crear un presupuesto nuevo si renegociáis las condiciones.

¿La fecha 'Válido hasta' bloquea la aceptación si ya pasó?

No. Es un dato informativo para que tú y tu cliente sepáis hasta cuándo tiene sentido el precio ofrecido, pero Zeva no impide aceptar ni convertir un presupuesto con esa fecha ya vencida.

Guion del vídeo (pendiente de grabar)

Duración estimada: 3:20. Se graba sobre el panel de Zeva y, para el paso de aceptación, sobre el portal del cliente en una segunda pestaña.

TiempoEn pantallaLocución
0:00–0:20Pantalla "Presupuestos → Nuevo"; selección de cliente y añadido de dos líneas."Un presupuesto es un documento comercial, no fiscal. Lo creamos igual que una factura, pero sin numeración Verifactu."
0:20–0:45Clic en "Guardar"; el presupuesto aparece en estado "Borrador" con su número."Al guardar, queda en borrador con su número ya asignado."
0:45–1:15Botón "Compartir portal"; copia del enlace; cambio a una pestaña nueva con el portal del cliente."Lo compartimos con el cliente por el portal, sin que necesite usuario ni contraseña."
1:15–1:45En el portal: clic en "Aceptar presupuesto"."El cliente lo ve y decide: aceptar o rechazar, con motivo si rechaza."
1:45–2:10Vuelta al panel: el presupuesto ahora en estado "Aceptado", con el botón "Convertir a factura" visible."En cuanto acepta, en el ERP aparece como Aceptado, y solo entonces aparece el botón para convertirlo."
2:10–2:45Clic en "Convertir a factura"; diálogo con selección de serie; clic en "Crear factura"."Elegimos la serie de destino y confirmamos. Zeva copia cliente, líneas e importes: no hay que volver a escribir nada."
2:45–3:20La factura nueva se abre en estado "Borrador", sin número Verifactu."Ojo aquí: la factura nace en borrador. Convertir no es emitir — eso sigue siendo una acción tuya, aparte."

Nota de producción: pendiente de grabar. Este guion es el texto definitivo del vídeo; solo falta capturar la pantalla real y locutarlo.

Siguiente paso recomendado

Para la diferencia exacta entre presupuesto, proforma y factura, sigue con Facturas proforma.

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