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Portal del cliente: cómo dejar que acepten un presupuesto online
Publicado el 2026-07-18
Vídeo en preparación
Todavía no hemos grabado el vídeo de esta guía (duración estimada: 3:00). El guion completo -- lo que se ve en pantalla y lo que se dice en cada momento -- está más abajo, en «Guion del vídeo». Mientras tanto, los pasos escritos de esta página son la guía completa.
Qué es
El portal del cliente es un enlace público que generas desde Zeva para que tu cliente vea un presupuesto o una factura concreta, sin necesitar usuario ni contraseña. No es un área de cliente con inicio de sesión: es un enlace de un solo documento, pensado para compartir por email o por el canal que uses habitualmente.
Por qué importa
Aprobar un presupuesto por email suele significar reenviar el PDF, esperar un "vale, adelante" en el hilo de correo, y luego copiar esa aprobación a mano en tu sistema de gestión. El portal recorta ese paso intermedio: tu cliente ve el presupuesto, lo acepta o lo rechaza desde el propio enlace, y esa decisión queda registrada en Zeva sin que tengas que transcribir nada.
Cómo funciona el enlace
- 1
Generas el enlace desde la ficha del documento
Eliges cuánto tiempo quieres que esté activo: entre 1 y 90 días, con 30 días por defecto.
- 2
Compartes el enlace con tu cliente
Por el canal que prefieras. Tu cliente no necesita tener cuenta en Zeva ni crearla en ningún momento.
- 3
Tu cliente ve el documento
Un presupuesto, si todavía no está aceptado ni rechazado, o una factura ya emitida, con opción de descargar el PDF.
- 4
Si es un presupuesto, puede aceptarlo o rechazarlo
El rechazo exige indicar un motivo. La decisión queda registrada al instante en tu cuenta de Zeva, sin que tengas que hacer nada más.
Seguridad del enlace
El enlace no expone un identificador correlativo ni nada adivinable a simple vista: es un token aleatorio, y en la base de datos de Zeva solo se guarda su huella (un hash), nunca el token en claro — el mismo criterio que aplicamos a una contraseña. Si alguien prueba con un token inventado, Zeva responde siempre con el mismo mensaje de error, tanto si el token no existe como si ha caducado o ha sido revocado, precisamente para no dar pistas a quien esté probando al azar. También hay un límite de intentos por dirección IP y por cuenta, para frenar ese tipo de sondeo automatizado.
El enlace no es de un solo uso: tu cliente puede volver a entrar y consultarlo mientras no haya caducado. Si necesitas invalidarlo antes de tiempo, cualquier persona con rol de administrador puede revocarlo manualmente desde Zeva, y a partir de ese momento deja de funcionar.
Un ejemplo concreto
Envías un presupuesto de reforma a un cliente particular. En lugar de adjuntar un PDF y esperar una respuesta por correo, generas el enlace del portal con una caducidad de 15 días y se lo mandas por WhatsApp. Tu cliente lo abre desde el móvil, revisa las líneas del presupuesto y pulsa "aceptar". Tú ves esa aceptación en tu panel de Zeva casi al momento, sin haber tenido que llamar para confirmar ni copiar nada a mano. Si en vez de aceptarlo tu cliente lo rechaza, tiene que indicarte el motivo — así no te quedas con un simple "no", sino con algo de contexto para el siguiente presupuesto.
Qué no incluye todavía
- Pago online. El portal muestra el importe a cobrar de una factura y permite descargar el PDF, pero no hay ninguna pasarela de pago integrada en el propio enlace — tu cliente sigue pagando por el medio que ya uséis entre vosotros.
- Conversión automática a factura. Si tu cliente acepta un presupuesto, esa aceptación queda registrada al momento, pero convertirlo en factura sigue siendo una acción tuya, no algo que ocurra solo. Es una decisión deliberada: preferimos que la factura la generes tú, con el control que eso implica sobre el momento exacto de facturación.
- Proformas. Hoy el portal cubre presupuestos y facturas ya emitidas. Las proformas todavía no tienen su propio enlace público — puedes leer más en facturas proforma: qué son y cuándo usarlas.
Errores comunes
- Esperar que el cliente pueda pagar desde el propio enlace: hoy es un documento de consulta y decisión, no una pasarela de cobro.
- Pensar que aceptar el presupuesto genera la factura sola: la aceptación queda registrada, pero la conversión la haces tú desde Zeva cuando corresponda.
- Compartir el enlace dando por hecho que caduca al primer uso: no es así, sigue activo hasta la fecha de caducidad que elegiste o hasta que alguien con permiso lo revoque antes.
Preguntas frecuentes
¿Mi cliente necesita crearse una cuenta en Zeva para ver el presupuesto?
No. El enlace del portal es público y de un solo documento: no requiere usuario, contraseña ni registro por parte de tu cliente.
¿Qué pasa si el enlace caduca antes de que el cliente responda?
El enlace deja de funcionar y muestra el mismo mensaje genérico que un token inexistente o revocado. Puedes generar uno nuevo desde la ficha del documento en cualquier momento.
¿Puedo revocar el enlace antes de que caduque?
Sí, cualquier persona con rol de administrador o propietario de la cuenta puede revocarlo manualmente desde Zeva; a partir de ese momento deja de funcionar, aunque todavía no hubiera llegado su fecha de caducidad.
¿El portal sirve también para facturas, o solo para presupuestos?
Sirve para ambos, pero de forma distinta: en un presupuesto tu cliente puede aceptarlo o rechazarlo; en una factura ya emitida, el portal es de solo lectura, con opción de descargar el PDF.
Guion del vídeo (pendiente de grabar)
Duración estimada: 3:00. Se graba sobre el panel de Zeva y, para los pasos del cliente, sobre el portal público en una segunda pestaña, con un tenant de pruebas.
| Tiempo | En pantalla | Locución |
|---|---|---|
| 0:00–0:20 | Ficha de un presupuesto en Zeva, con el botón "Generar enlace público" resaltado. | "El portal del cliente es un enlace público para que tu cliente vea un presupuesto o una factura, sin necesitar usuario ni contraseña." |
| 0:20–0:45 | Clic en "Generar enlace"; selector de caducidad con opciones de 1 a 90 días, 30 marcado por defecto. | "Lo generas desde la ficha del documento y eliges cuánto tiempo quieres que esté activo: entre 1 y 90 días, con 30 por defecto." |
| 0:45–1:10 | Se copia el enlace y se pega en un mensaje de WhatsApp. | "Compartes el enlace por el canal que prefieras. Tu cliente no necesita crear cuenta en Zeva en ningún momento." |
| 1:10–1:35 | Segunda pestaña: vista del portal desde el móvil, con el presupuesto y el botón de descargar PDF. | "Tu cliente ve el presupuesto, o la factura ya emitida, con opción de descargar el PDF." |
| 1:35–2:05 | En el portal: botones "Aceptar presupuesto" y "Rechazar", con un campo de motivo al pulsar rechazar. | "Si es un presupuesto, puede aceptarlo o rechazarlo — el rechazo pide un motivo — y esa decisión queda registrada al instante en tu cuenta de Zeva." |
| 2:05–2:35 | Plano de apoyo explicando el token del enlace. | "El enlace es un token aleatorio: en la base de datos solo se guarda su huella, nunca el token en claro. Y si alguien prueba con uno inventado, Zeva responde siempre con el mismo mensaje de error." |
| 2:35–3:00 | Plano de apoyo con la lista de lo que el portal no hace hoy. | "Dos cosas que el portal no hace todavía: no hay pasarela de pago integrada, y aceptar un presupuesto no genera la factura sola — convertirlo sigue siendo una acción tuya, desde Zeva." |
Nota de producción: pendiente de grabar. Este guion es el texto definitivo del vídeo; solo falta capturar la pantalla real y locutarlo.
Siguiente paso recomendado
Si además vendes a través de una tienda online, puedes conectar tu catálogo y tus pedidos de WooCommerce con Zeva — lo explicamos en conectar WooCommerce con tu ERP de facturación. Y si quieres ver cómo queda sellada con Verifactu la factura que resulta de aceptar un presupuesto, consulta facturación con Verifactu real.
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