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Facturas proforma: qué son y cuándo usarlas
Publicado el 2026-07-18
Vídeo en preparación
Todavía no hemos grabado el vídeo de esta guía (duración estimada: 2:55). El guion completo -- lo que se ve en pantalla y lo que se dice en cada momento -- está más abajo, en «Guion del vídeo». Mientras tanto, los pasos escritos de esta página son la guía completa.
Qué es
Una proforma es un documento comercial que anticipa una venta: mismas líneas, mismo importe, mismo cliente que tendrá la factura final, pero todavía no es un documento fiscal. No lleva huella Verifactu ni entra en tu registro de facturación — es un paso previo, no una factura con otro nombre.
Por qué importa
Hay situaciones en las que necesitas mandarle a un cliente un documento con la pinta de una factura antes de facturar de verdad: para que gestione un pago anticipado, para un trámite de importación, para que su departamento de compras lo use como justificante interno antes de aprobar el gasto. Facturar directamente en esos casos sellaría un documento fiscal Verifactu para algo que todavía puede cambiar de importe o cancelarse — la proforma resuelve exactamente ese hueco, sin comprometer tu numeración fiscal por algo que no es definitivo.
En qué se diferencia de un presupuesto
Aunque se parecen a simple vista, no son lo mismo en Zeva. Un presupuesto tiene un estado de "aceptado" o "rechazado" explícito, pensado para que el cliente decida antes de comprometerse a nada. La proforma no tiene ese paso de decisión: pasa de borrador a enviada, y de ahí directamente a facturada, o se anula si no sigue adelante. Son dos caminos independientes hacia la factura, no uno la continuación del otro — hoy no existe en Zeva un encadenado de presupuesto a proforma y de proforma a factura, sino que eliges cuál de los dos documentos usar según el caso que tengas delante.
Ciclo de vida de una proforma
- 1
Creas la proforma en borrador
Con el cliente, las líneas — descripción, cantidad, precio y tipo de IVA de cada una — y, si quieres, una fecha de validez orientativa.
- 2
La envías
Pasa a estado "enviada". Es a partir de aquí cuando se puede convertir en factura; en borrador todavía no.
- 3
Se convierte en factura, o se anula
Si el cliente sigue adelante, conviertes la proforma en factura con una acción: Zeva reutiliza el mismo cliente y las mismas líneas, sin que tengas que volver a teclearlas. Si no sigue adelante, la anulas.
La conversión es una operación atómica: si algo falla a mitad de camino, no se queda a medias ni una proforma "casi facturada" ni una factura incompleta sueltas por tu cuenta. O se completa entera, o no se crea nada.
La factura resultante de convertir una proforma nace en borrador, igual que cualquier otra factura de Zeva: todavía tienes que emitirla para que el sistema le asigne número y huella Verifactu. Convertir no es lo mismo que emitir — son dos acciones distintas, aunque vayan seguidas casi siempre.
Numeración propia
La proforma tiene su propia serie de numeración, independiente de la de tus facturas — aunque uses el mismo nombre de serie en ambas, no hay colisión ni se comparten huecos entre una y otra. Tiene sentido: al no ser un documento fiscal, la proforma no está sujeta a la misma exigencia de numeración sin huecos que sí aplica, por ley, a las facturas.
Un ejemplo concreto
Un cliente extranjero necesita una proforma para tramitar la importación de un pedido grande antes de que se lo envíes. Creas la proforma con las mismas líneas que tendrá la factura final, la marcas como enviada y se la mandas. Con eso, su aduana ya tiene lo que necesita. Cuando el pedido sale de tu almacén, conviertes esa misma proforma en factura — sin volver a teclear el cliente ni las líneas — y la emites para que Zeva le asigne número y huella Verifactu. La proforma hizo su trabajo antes de que existiera ninguna obligación fiscal de por medio.
Qué no incluye todavía
- Encadenarla con un presupuesto previo. Hoy presupuesto y proforma son dos orígenes independientes hacia la factura, no un flujo de tres pasos seguidos.
- Enlace público del portal del cliente. A diferencia de los presupuestos y las facturas, las proformas todavía no tienen su propio enlace para que el cliente la consulte online — lee más en portal del cliente.
Errores comunes
- Confundir la proforma con una factura simplificada: la proforma no es ningún tipo de factura, es un documento previo sin efectos fiscales.
- Esperar que el cliente pueda "aceptar" una proforma como si fuera un presupuesto: ese paso de decisión explícita no existe en la proforma.
- Intentar convertir en factura una proforma que sigue en borrador: hace falta que esté en estado "enviada" primero.
Preguntas frecuentes
¿Una proforma cuenta como factura ante Hacienda?
No. No lleva huella Verifactu ni entra en tu registro de facturación — no tiene efectos fiscales hasta que la conviertes en una factura real y la emites.
¿Qué pasa si mi cliente no sigue adelante con la proforma?
La anulas desde Zeva. Al no ser un documento fiscal, anular una proforma no tiene las restricciones que sí tiene anular una factura Verifactu ya emitida.
¿Convertir la proforma en factura la deja lista para presentar a Hacienda?
Te deja una factura en borrador, con el cliente y las líneas ya cargados. Todavía tienes que emitirla tú para que Zeva le asigne número y huella Verifactu — convertir y emitir son dos pasos distintos.
¿Puedo usar una proforma como si fuera un albarán de entrega?
No están pensadas para lo mismo: la proforma anticipa el importe y las condiciones de una venta, no acredita la entrega de mercancía.
Guion del vídeo (pendiente de grabar)
Duración estimada: 2:55. Se graba sobre el panel de Zeva, con un tenant de pruebas.
| Tiempo | En pantalla | Locución |
|---|---|---|
| 0:00–0:25 | Pantalla "Proformas → Nueva"; cliente y líneas añadidas. | "Una proforma anticipa una venta: mismo cliente, mismas líneas que la factura final, pero todavía no es un documento fiscal — no lleva huella Verifactu." |
| 0:25–0:50 | Comparación breve en pantalla: proforma frente a presupuesto. | "No es lo mismo que un presupuesto: el presupuesto tiene un paso de aceptación o rechazo explícito; la proforma no, pasa directa de borrador a enviada." |
| 0:50–1:15 | Clic en "Enviar"; la proforma cambia a estado "Enviada". | "La envías al cliente y pasa a estado enviada. En borrador, todavía no se puede convertir." |
| 1:15–1:45 | Clic en "Convertir en factura"; confirmación de la acción. | "Si el cliente sigue adelante, la conviertes en factura con una sola acción: Zeva reutiliza el mismo cliente y las mismas líneas, sin que tengas que volver a teclearlas." |
| 1:45–2:10 | Aviso en pantalla: "operación atómica". | "Es una operación atómica: si algo falla a mitad de camino, no queda ni una proforma a medio convertir ni una factura incompleta — o se completa entera, o no se crea nada." |
| 2:10–2:35 | La factura resultante se abre en estado "Borrador". | "Ojo: la factura nace en borrador, igual que cualquier otra. Convertir no es lo mismo que emitir — todavía tienes que emitirla para que se le asigne número y huella Verifactu." |
| 2:35–2:55 | Vuelta a la proforma; botón "Anular". | "Si el cliente no sigue adelante, la anulas en vez de convertirla. Al no ser un documento fiscal, no tiene las restricciones de anular una factura Verifactu ya emitida." |
Nota de producción: pendiente de grabar. Este guion es el texto definitivo del vídeo; solo falta capturar la pantalla real y locutarlo.
Siguiente paso recomendado
Si tu proforma nace de un pedido de tu tienda online, puedes traer ese pedido automáticamente con el conector de WooCommerce — lee conectar WooCommerce con tu ERP de facturación. Para ver cómo queda sellada con Verifactu la factura final una vez conviertes la proforma, consulta facturación con Verifactu real.
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