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Sanciones por software no conforme
Publicado el 2026-10-31
Hay una idea muy extendida y muy equivocada: que la sanción llega si defraudas. En este caso no. El hecho sancionable es tener un sistema que no cumple, se haya ocultado algo o no.
Dos infracciones distintas, dos responsables distintos
La norma separa con claridad dos conductas:
Fabricar o comercializar software de facturación que no cumple los requisitos. El responsable es quien desarrolla o vende el programa. Es la conducta que la ley considera más grave y la que lleva aparejada la cuantía más alta, fijada por ejercicio.
Tener o usar sistemas que no cumplen, o que no están debidamente certificados cuando debieran estarlo, o con los dispositivos alterados. El responsable aquí es la empresa usuaria. Tú.
La segunda es la que casi nadie tiene presente, y es la que te alcanza. No hace falta haber fabricado nada ni haber vendido nada: basta con tener el programa instalado y en uso.
Las cuantías, que es lo que todo el mundo quiere saber
Están en el apartado 4 del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria —los apartados 1 y 2 describen las conductas, el 3 las califica de graves y el 4 es el que pone el precio—:
| Conducta | Multa | Cómo se cuenta |
|---|---|---|
| Fabricar o comercializar software que no cumple (ap. 1) | 150.000 € | por cada ejercicio con ventas y por cada tipo distinto de programa |
| Comercializar sin el certificado exigido (ap. 1, letra f) | 1.000 € | por cada sistema o programa comercializado en el que falte |
| Tener sistemas no certificados debiendo estarlo, o con los dispositivos alterados (ap. 2) | 50.000 € | por cada ejercicio |
La que te alcanza a ti como empresa usuaria es la de 50.000 € por ejercicio. Y fíjate en el «por cada ejercicio»: si llevas tres años con el mismo programa no conforme, no es una multa —son tres.
El detalle de cómo encaja cada apartado y la regla que impide acumular las dos sanciones sobre la misma entidad están en sanciones por incumplir Verifactu.
Lo que no te salva
Tres argumentos que suenan razonables y no funcionan:
«Yo nunca he ocultado una factura.» Correcto e irrelevante. El tipo infractor no exige ocultación: la conducta es tener el sistema no conforme. La ocultación, si la hubiera, sería otra infracción distinta y añadida.
«Me lo vendieron como que cumplía.» Es un problema entre tú y tu proveedor —y probablemente con recorrido civil— pero no cambia que el sistema estaba instalado en tu empresa. Por eso importa tanto la declaración responsable: es el documento en el que el fabricante afirma que su producto cumple, y es lo que puedes exigir, archivar y enseñar.
«En cuanto me enteré, cambié.» Cambiar es lo correcto y reduce el daño hacia adelante, pero el hecho ya se produjo. No es un argumento; es una mitigación.
Qué se mira en la práctica
No hay una brigada revisando instalaciones. Lo que hay son comprobaciones ordinarias en las que, si aparece un sistema de facturación, se mira. Y lo que se mira es bastante concreto:
- ¿Existe un registro de facturación por cada factura? No un listado: un registro con sus campos y su huella.
- ¿La numeración es correlativa y la asigna el sistema?
- ¿Se puede modificar una factura emitida? Si la respuesta es sí, ahí acaba la conversación.
- ¿Llevan las facturas el QR y la leyenda?
- ¿Hay registro de eventos que permita saber quién hizo qué?
- ¿Se pueden exportar los registros en un formato legible sin el propio programa?
Las hojas de cálculo y los editores de texto fallan las seis. Es la razón por la que la plantilla dejó de ser una opción, no un capricho normativo.
Qué hace Zeva, y qué no te va a dar
El sellado y el encadenamiento están operativos, ocurren en el servidor y no dependen de tu equipo. Una factura emitida es inmutable: no se edita, no se borra y no se puede mandar a la papelera. El sistema lo rechaza con un error explícito, no con un aviso que se pueda ignorar.
Hay un panel de estado de cumplimiento con semáforo, con los motivos escritos cuando no está en verde y con un botón que reverifica la cadena entera byte a byte. Es lo más parecido a una autoinspección que puedes hacer un martes cualquiera. Cómo funciona por dentro está en la huella encadenada y el QR.
El estado del sello está a la vista, incluso cuando es incómodo. Hay una pantalla que lee el certificado que de verdad lleva tu última factura sellada y dice qué es: autofirmado provisional, de un tercero o caducado. Un certificado autofirmado no acredita tu identidad ante nadie. Se puede operar con él, y aun así aparece declarado, porque ocultarlo sería exactamente lo contrario de lo que se le pide a un sistema de facturación.
Hay un gate que impide transmitir facturas de prueba al entorno real, comprobado justo antes de enviar. Y el entorno se resuelve siempre en la configuración del servidor, nunca por un parámetro que llegue desde fuera: si dependiera de un parámetro, cualquier punto de la pila podría forzarlo.
Registro de auditoría append-only: quién emitió, quién cambió un rol, quién exportó datos, y escrito dentro de la misma transacción que la acción que audita.
Y lo que no te va a dar:
La declaración responsable no la genera el ERP. Es un documento del fabricante del software. Se pide, se archiva y se enseña si hace falta. Ningún panel de tu programa la sustituye.
Un semáforo en verde no es una certificación. Significa que tu cadena verifica y que tus datos fiscales están completos. Es una condición necesaria y no es un sello oficial de nada.
El envío telemático a la administración está pendiente de certificado, y el propio panel lo muestra como tal, distinguiéndolo de un rechazo real. Es información que preferimos que veas ahí antes que descubrirla en otro momento.
Los requisitos completos, punto por punto, están en qué debe hacer tu software, y lo que cubre la emisión, en la facturación de Zeva.
Qué hacer si sospechas que el tuyo no cumple
En este orden:
- Pide la declaración responsable a tu proveedor, por escrito. La respuesta —o la ausencia de respuesta— ya te dice mucho.
- Haz las seis comprobaciones de más arriba tú mismo. Tardas quince minutos.
- Si falla alguna, planifica el cambio con fecha, no «cuando pueda».
- Habla con tu asesoría antes de mover nada, sobre todo si hay facturas ya emitidas que haya que migrar. Qué mirar al elegir el siguiente está en el checklist para elegir software Verifactu.
Lo que no conviene es quedarse quieto esperando a que alguien avise. Nadie avisa.
Lo que exige el reglamento y cómo lo cumple Zeva hoy —incluido lo que todavía es hoja de ruta— está en cumplimiento VERI*FACTU.
Errores que se repiten
- Creer que sin ocultación no hay infracción. El hecho es tener el sistema no conforme.
- No pedir nunca la declaración responsable al proveedor.
- Fiarse de un sello de «cumple» en una página web sin ningún documento detrás.
- Seguir con la hoja de cálculo «hasta que me lo pidan».
- Confundir un panel verde con una certificación oficial.
- Cambiar de programa sin plan de migración y dejar facturas emitidas descolgadas.
Comprobaciones que puedes hacer esta semana
- ¿Tienes por escrito la declaración responsable de tu proveedor?
- ¿Puedes editar una factura emitida en tu sistema actual? Pruébalo.
- ¿Tus facturas llevan QR y leyenda?
- ¿Existe un registro de eventos consultable?
- ¿Podrías exportar todos tus registros mañana, sin el programa?
Si dos de las cinco fallan, no es un tema para el trimestre que viene.
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