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Verifactu: qué debe hacer tu software

Publicado el 2026-10-27

Casi todas las páginas de proveedores dicen «cumplimos Verifactu». La frase no significa nada por sí sola. Lo que sí significa algo es la lista de comportamientos concretos que el programa tiene que exhibir, y que puedes comprobar en una demo de diez minutos.

Los cinco requisitos, traducidos

La norma habla de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. En comportamiento observable, eso es:

1. Un registro por cada factura, generado en el momento. No al cerrar el día ni al exportar: al emitir. Ese registro lleva los datos de la factura, la fecha y la hora con su huso, y no se crea después ni se rehace.

2. Encadenamiento. Cada registro incluye la huella del anterior. Eso convierte tus facturas en una cadena: quitar una del medio rompe todas las que vienen detrás, y se nota.

3. Inalterabilidad. Una factura emitida no se edita. Si estaba mal, se rectifica con otra factura; si no debía existir, se anula, y la anulación también deja su propio registro sellado. Un programa que te deja «corregir» una factura ya emitida y volver a imprimirla no cumple, por mucho que ponga que sí.

4. Trazabilidad. Un registro de eventos: quién hizo qué y cuándo. Que sea consultable y que no se pueda borrar.

5. Conservación y legibilidad. Los registros se conservan, se pueden exportar y se pueden leer sin el programa que los creó.

A eso se suman dos cosas visibles en el papel: el código QR en cada factura y la leyenda que indica que el registro es verificable. Y una que no es tuya sino de tu proveedor: la declaración responsable de que el software cumple. Es un documento que puedes —y debes— pedir. El detalle técnico de la huella y el QR está en los requisitos técnicos del software Verifactu.

Las dos modalidades, que no son lo mismo

La norma admite dos formas de cumplir:

• Remitiendo cada registro a la Agencia Tributaria según se genera. Es la modalidad que da nombre a Verifactu.
• No remitiendo, conservando los registros en el propio sistema. Esta modalidad es más exigente en otras cosas: exige firma electrónica de los registros y un registro de eventos más amplio.

Elegir una u otra no es una preferencia estética: cambia lo que tu software tiene que hacer. Y cambia también qué puede pasar si un día te revisan. Qué es cada una y desde cuándo aplica está en qué es Verifactu y desde cuándo es obligatorio.

Qué hace Zeva, comprobable punto por punto

El sellado ocurre en el servidor, no en tu navegador. Es una decisión de diseño con consecuencias: nadie puede sellar desde un cliente manipulado ni desde una copia local. La numeración y la posición en la cadena se asignan bajo el mismo cerrojo, de modo que dos personas emitiendo a la vez no pueden pisarse ni quedarse con el mismo número.

Cada empresa tiene su propia cadena. Si llevas varias sociedades en la misma cuenta, cada CIF es un obligado tributario distinto, con su numeración y su cadena independientes. Dentro de una empresa, la cadena es por serie.

Las anulaciones comparten la secuencia con las altas. Suena a detalle de fontanería y es justo lo contrario: es lo único que permite saber sin ambigüedad cuál fue el último registro sellado —una factura o una anulación posterior— al calcular la huella del siguiente.

Puedes reverificar la cadena a demanda. El panel tiene un botón que recomputa cada huella byte a byte desde el contenido canónico que va embebido en el XML de cada factura, y comprueba el encadenamiento serie a serie. No lee un campo que diga «verificado»: rehace la cuenta.

Hay un panel de cumplimiento con semáforo. Verde, ámbar o rojo, con los motivos escritos cuando no está en verde: integridad de la cadena, datos fiscales del emisor completos, estado del envío. Y una lista de puesta en marcha con los pasos que faltan y el enlace a cada uno.

Una factura emitida es inmutable de verdad. No se edita, y tampoco se puede mandar a la papelera: el sistema lo rechaza con un error explícito. La papelera reversible existe, pero para presupuestos, clientes y productos, no para documentos fiscales.

Hay registro de auditoría append-only. Quién emitió, quién cambió un rol, quién exportó datos. Se escribe dentro de la misma transacción que la acción que audita, así que nunca queda rastro de algo que en realidad no llegó a ocurrir.

Y ahora las fronteras, que también son parte de la respuesta

El envío telemático a la Agencia Tributaria está pendiente de certificado. El sellado, el encadenamiento, el XML y la cola de envío funcionan; lo que no está escrito todavía es el transporte real, porque el mecanismo exacto de autenticación del sobre no se pudo verificar contra la especificación oficial completa, y en un contexto fiscal no se inventa protocolo. El código deja ahí una pieza que siempre falla a propósito, y el gestor de la cola la trata como un error transitorio: reintenta y escala a revisión humana, nunca la interpreta como un rechazo de la administración.

Y esto no está escondido: el panel de cumplimiento te lo dice en pantalla, distinguiendo «pendiente de certificado» de un rechazo real. Preferimos que lo veas ahí que descubrirlo el día de una comprobación.

No hay un modo «solo registro local» configurable. Zeva siempre sella y encadena; el envío es el paso adicional. La elección entre las dos modalidades no es hoy una casilla del producto.

El sello puede ser un certificado provisional, y el producto lo declara. Hay una pantalla que lee el certificado que de verdad lleva tu última factura sellada y dice qué es: autofirmado provisional, de un tercero o caducado. Un certificado autofirmado no acredita tu identidad ante nadie. Se puede operar con él, pero ocultarlo sería lo peor que se puede hacer con un dato así, y por eso está a la vista.

Los huecos en la numeración no bajan el semáforo. Se muestran como aviso porque son informativos: un número puede quemarse por una emisión que perdió una carrera de concurrencia, y la norma lo permite. Un software que te alarme por eso te está enseñando ruido.

Lo que cubre la emisión está en la facturación de Zeva.

Cómo comprobarlo tú en una demo

Cuatro pruebas que no admiten discurso comercial:

1. Emite una factura e intenta editarla. Si te deja, no cumple.
2. Pide ver el QR y la leyenda en el PDF. Que estén, y que se lean.
3. Pide reverificar la cadena y que te enseñen el resultado. Si no existe esa función, nadie sabe si la cadena está sana.
4. Pide la declaración responsable del fabricante. Si tardan una semana en encontrarla, ya sabes algo.

La lista larga, con las preguntas incómodas, está en el checklist para elegir software Verifactu.

Lo que exige el reglamento y cómo lo cumple Zeva hoy —incluido lo que todavía es hoja de ruta— está en cumplimiento VERI*FACTU.

Errores que se repiten

• Creer que «cumple Verifactu» es una etiqueta y no una lista de comportamientos.
• Aceptar un programa que permite editar una factura ya emitida.
• No pedir nunca la declaración responsable al proveedor.
• Confundir las dos modalidades y creer que dan lo mismo.
• Mirar solo la emisión y olvidar la conservación y la exportación de los registros.
• Dar por hecho que el envío a la administración está activo sin comprobarlo en pantalla.

Antes de firmar con un proveedor

• ¿Puedes editar una factura emitida? ¿Y borrarla?
• ¿El sellado ocurre en el servidor o en tu equipo?
• ¿Existe una función que reverifique la cadena, y qué te enseña?
• ¿Qué certificado firma tus registros, y sabes verlo?
• ¿En qué modalidad estás operando, y dónde se comprueba?

Si alguna respuesta requiere llamar al comercial, esa es la respuesta.