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Retenciones a profesionales en factura

Publicado el 2026-10-19

La retención en factura es de esas cosas que se entienden mal una vez y luego se arrastran años. El malentendido casi siempre es el mismo: creer que la retención es un descuento.

La retención no es un descuento: es un adelanto de tu IRPF

Cuando un profesional factura a una empresa o a otro profesional, el cliente no le paga todo. Se queda una parte y se la ingresa a Hacienda a nombre del profesional. Ese dinero no desaparece: se descuenta después en la declaración de la renta del que emitió la factura.

Por eso la retención cambia dos cosas y solo dos:

• Lo que cobras es menos que el total de la factura.
• Lo que declaras en tu impuesto directo ya lleva ese adelanto hecho.

Lo que no cambia es la base imponible ni el IVA. La retención se calcula sobre la base, se resta al final y se lleva su propia línea. Una factura con retención tiene el mismo IVA repercutido que la misma factura sin ella.

Hay dos lados, y se confunden constantemente

El lado que la sufre. Eres el profesional que emite. Tu factura lleva la línea de retención, cobras menos y ese importe te lo deduces en tus pagos fraccionados y en la renta. Cómo encaja está en el modelo 130.

El lado que la practica. Eres la empresa que recibe la factura de ese profesional. Tú te quedas la retención y la ingresas tú en el trimestre, junto con las de las nóminas. Ese es el modelo 111, y lo mismo ocurre con el alquiler del local, que va por su propio modelo.

El error clásico es de la segunda: pagar la factura entera al profesional y no retener nada. La retención no es opcional para quien paga, y el dinero no ingresado se reclama a quien tenía que retener, no a quien emitió.

Cuándo hay retención y cuándo no

No toda factura de autónomo la lleva. Depende de qué se factura y a quién:

• Actividades profesionales facturadas a un empresario o profesional: sí lleva.
• Actividades empresariales —una tienda, un taller, hostelería—: en general no, salvo supuestos concretos.
• Factura a un particular: no. Un consumidor final no está obligado a retener.
• Alquiler de local a un empresario: sí, con su propio tipo y su propio modelo.

El tipo tampoco es único: hay un tipo general para profesionales y uno reducido para quien inicia actividad, aplicable el año de inicio y los siguientes que fija la norma. La cifra exacta y el plazo los cotejas con tu asesor, porque cambian y porque el reducido tiene condiciones.

Qué hace Zeva, con los guardarraíles que lleva

Zeva soporta la retención en las dos direcciones, y con más detalle del que suele hacer falta.

En la factura que emites, la retención se puede poner de dos maneras: a nivel de factura —un porcentaje sobre toda la base— o línea a línea, para cuando parte de lo que facturas lleva retención y parte no. Lo que no se puede es mezclar las dos: si alguna línea lleva retención propia, la de la factura se ignora y la efectiva es la suma de las líneas. No es una preferencia de estilo, es un guardarraíl que impide el doble conteo, y el sistema lo rechaza al crear la factura con un mensaje explícito.

Tres detalles que conviene conocer:

• La retención no entra en el importe sellado. El registro de facturación declara base, cuota e importe total; la retención los deja intactos y solo minora el importe a cobrar del cliente. Es correcto, y es lo que permite que una factura con retención selle igual que una sin ella.
• Un gasto suplido no admite retención. Si marcas una línea como suplido —un importe pagado por cuenta del cliente y refacturado al coste—, el sistema fuerza IVA cero y bloquea la retención en esa línea: no es una operación tuya, no puede llevarla.
• Hay un tope defensivo. El campo no acepta cualquier número: por encima de un límite alto y evidente, se rechaza. Sirve para atrapar el cero de más al teclear.

En el gasto que registras —la factura del profesional que te ha llegado—, cada gasto puede marcarse con el tipo de rendimiento del que se trata: profesional o alquiler de inmueble urbano. Con esa marca puesta, el gasto alimenta solo el modelo que le toca, y el módulo de fiscalidad te devuelve el 111 y el 115 derivados de tus nóminas y de tus gastos, con la lista de documentos que compone el importe de cada perceptor. Eso último es lo que permite a un asesor cuadrar el modelo factura a factura en lugar de discutir sobre un total.

Y aquí las fronteras, que son dos y grandes:

Zeva no calcula ni valida el tipo de retención aplicable. Agrega lo que tú registraste. Si pusiste el reducido cuando te tocaba el general, el modelo saldrá con el reducido y cuadrará perfectamente con una factura equivocada. El sistema es coherente, no adivino.

Zeva no presenta. Calcula, agrega, exporta y deja el desglose listo para revisar o para mandar a la asesoría. La presentación telemática la haces tú o tu gestoría. Puedes ver el alcance completo en la facturación de Zeva y en qué datos lleva una factura completa.

Por qué el descuadre aparece siempre en el trimestre siguiente

El problema con las retenciones no se ve al emitir. Se ve cuando cruzan datos: el profesional declara lo que le retuvieron y la empresa declara lo que retuvo. Si no coinciden, salta.

Los tres desencuentros habituales:

1. La factura llevaba retención y el pagador no la practicó. Pagó el total. El profesional declara una retención que nadie ingresó.
2. El pagador retuvo y no lo declaró. Se quedó el dinero, lo contabilizó como menor gasto y no lo llevó al modelo.
3. Fechas distintas. Se retiene con el pago, se declara por trimestre; una factura de finales de marzo pagada en abril acaba en trimestres distintos si nadie lo mira.

La forma barata de evitarlos es revisar antes de presentar, no después: los profesionales que te facturan son pocos y se repasan en diez minutos.

Errores que se repiten

• Restar la retención de la base en vez de aplicarla al final, y descuadrar el IVA.
• No retener a un profesional por acuerdo verbal de «me lo pagas entero».
• Aplicar el tipo reducido de nuevo inicio más allá del plazo que permite la norma.
• Retener a una actividad empresarial que no llevaba retención.
• No marcar el tipo de rendimiento del gasto y descubrir el 111 vacío en el trimestre.
• Mezclar retención de factura y de línea, cuando la suma correcta es solo una de las dos.

Antes de cerrar el trimestre

• ¿Todas tus facturas emitidas a empresas llevan la retención que les corresponde?
• ¿Los gastos de profesionales que has pagado están marcados como tales?
• ¿El 111 derivado incluye a todos los perceptores que esperabas, con sus documentos detrás?
• ¿Hay alguna factura de finales de trimestre pagada en el siguiente?
• ¿El tipo aplicado en cada caso lo ha visto tu asesor, aunque sea una vez?

Si el 111 sale más bajo de lo que recordabas, casi siempre falta una marca en un gasto.