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Pedidos de compra y recepciones

Publicado el 2026-09-23

El lado de compras se lleva peor que el de ventas en casi todos los negocios pequeños, y la razón es simple: las ventas las persigue alguien, y las compras se dan por hechas hasta que falta algo.

Qué resuelve un pedido de compra

Sin pedido registrado, entre que pides y recibes vive un agujero: lo que has encargado, a qué precio y para cuándo está en un correo, un WhatsApp o la memoria de quien llamó.

Con pedido, respondes tres preguntas que salen todas las semanas:

• ¿Qué está pedido y no ha llegado? Antes de volver a pedir lo mismo.
• ¿A qué precio lo pedí? Que es lo que hay que comparar contra la factura del proveedor.
• ¿Para cuándo lo prometieron? Que es lo que te permite avisar a tu cliente antes de que llame él.

Ese último punto es el que separa un negocio que da explicaciones de uno que las pide.

Lo que hay que comprobar al recibir

La recepción es el momento en que se cazan los problemas. Después ya es una reclamación.

1. Contar lo que llega, contra el pedido. No contra el albarán del proveedor — que dice lo que él cree que mandó — sino contra lo que tú pediste. Son tres números y a veces no coinciden.

2. Mirar el estado. Roturas, humedad, precintos abiertos. Lo que no se anota al recibir, se asume.

3. Anotar la diferencia en el albarán, antes de firmar. «Faltan 3 unidades» escrito y firmado por quien entrega vale más que cualquier correo posterior.

4. Registrar la entrada en el sistema. Con lo realmente recibido, no con lo pedido.

Ese cuarto punto es donde se descuadra el inventario de la mitad de los almacenes: se registra el pedido entero porque «ya llegará el resto», y a partir de ahí el stock miente.

El albarán manda sobre la factura

Cuando llegue la factura del proveedor —días o semanas después—, lo que se comprueba es que coincida con lo recibido, no con lo pedido.

Tres discrepancias habituales y qué hacer:

• Te factura más unidades de las que llegaron. El albarán firmado con la anotación es tu prueba. Se pide rectificativa.
• Te factura a otro precio. Contra el pedido: ahí está el precio acordado.
• Te factura lo que aún no ha servido. Pasa con pedidos grandes servidos por partes.

Sin pedido y sin albarán registrados, estas tres se resuelven «de memoria» — y en una discusión de memoria contra un documento, gana el documento.

Qué hace Zeva

El pedido de compra tiene su ciclo propio, simétrico al de venta: borrador, enviado, recibido parcial, recibido y facturado.

Tres cosas del diseño que se notan al usarlo:

El estado de recepción no se pone a mano. «Recibido parcial» y «recibido» los fija la propia recepción, según lo que registres que ha llegado. No es un desplegable que alguien marca por costumbre: es consecuencia de lo que entró.

Recibir mercancía usa exactamente el mismo camino que un ajuste de stock de compra. El mismo bloqueo por producto, el mismo recálculo de coste medio ponderado y la misma resolución de almacén. No hay una lógica de inventario paralela para las compras: si el coste medio se calcula de una forma, se calcula igual venga de donde venga la entrada.

Y un pedido con mercancía ya recibida no se puede cancelar. El sistema lo rechaza con un mensaje claro: eso se gestiona como devolución al proveedor, por separado. Es la decisión correcta: cancelar un pedido cuyo stock ya entró dejaría el inventario diciendo que tienes algo que no compraste nunca.

Cuando llega la factura, convertir el pedido en gasto reutiliza literalmente el alta de gastos normal — igual que un presupuesto se convierte en factura por el mismo camino que crear una factura a mano. Los datos viajan sin reteclearse, que es donde se cuelan los errores de precio.

Cómo se valora lo que entra está en FIFO o coste medio; cuándo disparar la reposición, en stock mínimo y punto de pedido; y lo que cubre el módulo, en inventario y almacén.

La recepción parcial, que es lo normal

Casi ningún pedido llega entero a la primera. Y la forma de llevarlo mal es la más cómoda: esperar a que llegue todo para registrarlo de golpe.

Mientras esperas, el stock del sistema no tiene lo que ya está en la estantería. Se vende lo que «no hay», o se vuelve a pedir lo que ya llegó.

La forma correcta: registrar cada recepción cuando ocurre, con lo que ha llegado. El pedido queda como recibido parcial y sabes exactamente qué falta. Cuesta dos minutos por entrega y evita la pregunta «¿esto está pedido o no?», que en un almacén se hace varias veces al día.

Errores que se repiten

• Registrar la entrada del pedido completo cuando ha llegado la mitad.
• Firmar el albarán sin contar. Después es tu palabra contra la suya.
• Comparar la factura con el pedido en vez de con lo recibido.
• Pedir por teléfono sin registrar nada. El precio acordado desaparece.
• No anotar los plazos prometidos. Sin ellos no puedes reclamar ni avisar a tu cliente.
• Cancelar un pedido con mercancía dentro. Eso es una devolución, no una cancelación.

Antes del próximo pedido a proveedor

• ¿Sabes ahora mismo qué tienes pedido y no recibido?
• ¿Quién cuenta la mercancía al descargar, y contra qué documento?
• ¿Las diferencias se anotan en el albarán antes de firmar?
• ¿Compruebas la factura del proveedor contra lo recibido?

La segunda es la que más dinero recupera. Contar al descargar cuesta cinco minutos; reclamar tres semanas después cuesta una llamada incómoda y, la mitad de las veces, no se recupera.