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Migrar tus datos desde Holded

Publicado el 2026-08-23

Salir de Holded no es difícil, pero tiene un par de trampas concretas que conviene conocer antes de empezar. La principal no es técnica: es que su exportación no llama a las cosas como las llama tu programa nuevo, y eso hay que resolverlo a mano una vez.

Qué exportar, y en qué orden

Holded permite exportar sus listados a fichero. El orden que funciona es el mismo que en cualquier cambio de programa, porque unos datos referencian a otros:

1. Contactos (clientes y proveedores).
2. Productos y servicios.
3. Facturas pendientes de cobro y facturas de compra pendientes de pago.
4. Plan de cuentas, si llevas contabilidad.

Exporta con la vista completa, no con las columnas que tengas configuradas en pantalla. Es el error más común: se exporta lo que se ve, y lo que se ve casi nunca incluye el NIF ni la dirección fiscal.

La trampa del identificador

Aquí está el detalle que sorprende a todo el mundo.

En la exportación de contactos, el identificador que viaja no siempre es el NIF español con la cabecera que esperarías. Puede llegar como un identificador interno del sistema —un «Contact ID»— que no es un número fiscal: es la referencia con la que Holded distingue ese contacto dentro de su propia base.

Si un importador diera por hecho que esa columna es el NIF, metería en el campo fiscal de tus clientes un dato que no lo es. Y ese campo aparece en todas las facturas que les emitas.

Por eso, en un fichero de Holded, el mapeo de columnas no se puede automatizar del todo: alguien tiene que decir qué columna contiene el NIF de verdad. Es un minuto de trabajo, una sola vez, y evita tener que rehacer facturas después.

Cómo se mapea, en la práctica

Al subir el fichero, el importador te muestra las cabeceras que ha encontrado y tú indicas a qué campo corresponde cada una. Lo mínimo que hay que emparejar bien para un contacto:

• Nombre o razón social → el nombre del tercero.
• La columna que contiene el NIF/CIF real → el NIF. Míralo, no lo supongas.
• Tipo → cliente o proveedor. Si tu exportación no lo trae, tendrás que importar en dos pasadas, una por tipo.
• Correo y teléfono, si los quieres.
• Dirección fiscal, que hará falta para facturar.

Un consejo que ahorra disgustos: abre el fichero antes de subirlo y mira las tres primeras filas. En treinta segundos ves si el NIF está donde crees y si las direcciones vienen en una columna o repartidas en cuatro.

Lo que no se lleva, y está bien que no se lleve

El histórico de facturas emitidas de ejercicios cerrados. Tienes que conservarlo, pero conservarlo no significa meterlo dentro del programa nuevo. Descárgalo en PDF, ordénalo por año y guárdalo. Arrastrar años de facturas a un sistema nuevo complica la numeración y no aporta nada que un PDF no dé.

Automatismos y configuraciones propias de Holded. No tienen equivalente exacto en ningún otro sistema; se vuelven a montar, no se migran.

Lo que sí es importante llevarse, y se olvida: los saldos abiertos. Sin ellos, tu nuevo programa cree que nadie te debe nada.

Un aviso sobre las fechas

Al exportar, comprueba en qué formato de fecha sale el fichero. Un fichero con fechas en formato anglosajón (mes/día/año) importado como si fueran día/mes/año convierte el 3 de abril en el 4 de marzo, y solo lo notas cuando algo vence antes de tiempo.

Lo mismo con los decimales: si tu fichero usa el punto como separador decimal y tu programa espera coma —o al revés—, un importe de 1.250,00 puede acabar siendo 1,25 o 125000. Mira una línea con decimales antes de importar el fichero entero.

Qué hace Zeva con ese fichero

Zeva importa desde CSV y Excel: contactos, productos, gastos, facturas históricas, asientos y plan de cuentas. Tú eliges qué columna es cada campo — el sistema no adivina cuál es el NIF, por lo que se explica más arriba.

Dos comprobaciones que hace solo, y son las que evitan arrastrar los errores del sistema anterior:

• Valida NIF, NIE y CIF con su dígito de control, no solo la longitud. Un identificador mal formado se queda fuera con su motivo, en vez de entrar y aparecer en una factura.
• Detecta duplicados por NIF y tipo, tanto contra lo que ya tienes como dentro del propio fichero: un contacto repetido en tu exportación no se convierte en dos fichas.

Al terminar tienes un resumen fila a fila —creadas, omitidas por duplicado y fallidas con su motivo—, que es con lo que compruebas que el número de contactos cuadra con el que tenías.

El orden general del cambio y las tres comprobaciones finales están en cambiar de programa sin perder nada; qué datos necesita llevar cada factura para estar completa, en qué datos lleva una factura; y lo que cubre la facturación, en el módulo.

Los duplicados que trae casi toda exportación

Hay un fenómeno que se repite en cualquier base de contactos con unos años encima: el mismo cliente dado de alta dos veces. Una con el nombre comercial y otra con la razón social, o una con el NIF y otra sin él porque el día que se creó no lo tenían a mano.

Mientras vivían en el sistema viejo no molestaban demasiado: se facturaba a uno y el otro quedaba dormido. Al migrar sí molestan, porque los arrastras y multiplican el problema — ahora tienes dos fichas en dos sistemas.

La migración es el mejor momento para limpiarlo, y por una razón práctica: es el único día en que vas a mirar la lista entera de clientes de golpe. Ordena la exportación por NIF antes de subirla y los repetidos saltan a la vista en un vistazo.

Lo que no conviene es borrar a ciegas el que parezca sobrar. Si los dos tienen facturas asociadas en el sistema viejo, quédate con el que tenga el NIF correcto y anota el otro: puede que haya cobros pendientes colgando de él.

Antes de dar el cambio por bueno

• ¿El número de contactos importados coincide con el que tenías en Holded?
• ¿La suma de lo pendiente de cobro cuadra al céntimo?
• ¿Miraste una fila con fecha y otra con decimales antes de importar el fichero entero?
• ¿Has fijado la fecha desde la que emites solo en el sistema nuevo?
• ¿Tienes descargado el histórico de facturas cerradas, aunque no lo importes?

La migración en sí es cuestión de un rato. Lo que decide si sale bien es el minuto que dedicas a mirar el fichero antes de subirlo.