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IVA de caja o devengo en tu programa
Publicado el 2026-10-16
Abres el programa, miras el IVA del trimestre y no te cuadra con el banco. Es normal, y no es un fallo: son dos preguntas distintas. Una es «cuánto IVA he devengado» y otra es «cuánto dinero he movido». Confundirlas es la primera causa de sustos el día 18.
Las dos fechas de una factura
Toda factura tiene, como mínimo, dos fechas que importan y que casi nunca coinciden:
- La fecha de emisión o de operación, que es cuando entregaste el bien o prestaste el servicio. Es la que fija el devengo del IVA en el régimen general.
- La fecha de cobro, que es cuando el dinero entra. Puede ser el mismo día, treinta días después o nunca.
Tu programa tiene que saber las dos, y tiene que usarlas para cosas distintas. La primera manda en lo fiscal. La segunda manda en la tesorería.
Por qué el modelo va por devengo
En el régimen general del IVA, el impuesto se devenga con la operación, no con el cobro. Es decir: emites en marzo, declaras en abril, aunque cobres en octubre. Duro, pero es la regla.
Existe un régimen especial que retrasa el devengo al cobro —el criterio de caja—, pero es opcional, tiene requisitos de volumen, exige obligaciones adicionales y arrastra también a tus clientes. Lo cuenta con detalle el criterio de caja en el IVA. Si no lo has optado formalmente, tu IVA va por devengo, digan lo que digan los informes que estés mirando.
Por eso el primer chequeo cuando algo no cuadra es este: ¿qué informe estoy mirando? Un cuadro de mando de tesorería te enseña cobros; el modelo 303 te enseña devengo. No tienen por qué coincidir, y de hecho casi nunca lo hacen.
Lo que un programa debe distinguir bien
Si estás evaluando software —o dudando del que tienes— estas son las distinciones que separan a los que sirven de los que no:
Borrador frente a emitida. Una factura en borrador no ha devengado nada. Si tu programa suma borradores en el cálculo del IVA, estás declarando operaciones que no existen. Y al revés: si tienes una factura emitida que el programa no cuenta, infradeclaras.
Fecha de emisión frente a fecha de registro. Si el programa agrupa por «cuándo la metí» en vez de por «cuándo se emitió», una factura tardía cambia de trimestre sin que nadie se entere.
Rectificativas con signo. Un abono tiene que restar, no aparecer como una factura más. Cómo se emiten está en factura rectificativa: cuándo y cómo.
Gastos contabilizados frente a gastos subidos. Una foto de un ticket en la bandeja de entrada no es un gasto deducible. Hasta que no está contabilizado, con su base, su cuota y su categoría, no debería computar.
Cobros parciales. Si te pagan la mitad de una factura, la tesorería cambia y el IVA devengado no. Un programa que mezcle ambas cosas te dará un número que no sirve para nada.
El informe que sí te interesa mirar en tesorería
Que el IVA vaya por devengo no significa que el cobro no importe. Significa que necesitas dos vistas:
- La fiscal, por devengo, para saber qué vas a declarar.
- La de caja, por vencimiento y cobro real, para saber si vas a tener el dinero el día que toque ingresar.
La segunda es la que evita el problema de verdad. Si en septiembre ya sabes que en octubre tienes que ingresar una cantidad y que tus cobros pendientes no llegan, tienes un mes para reclamar, negociar o pedir financiación. Si te enteras el día 18, no tienes nada.
Qué hace Zeva
Zeva calcula el IVA por devengo, tomando la fecha de emisión de la factura y la fecha del gasto. Es el criterio del régimen general, y es el mismo en todos los sitios: el modelo 303, el libro registro de IVA y el resumen anual leen exactamente el mismo conjunto de documentos con el mismo criterio, así que cuadran entre sí por construcción.
Y las distinciones de arriba están resueltas en el propio criterio de lectura:
- Solo computan las facturas selladas. Un borrador no entra en ningún modelo. Y una factura ya transmitida a la Agencia Tributaria sigue computando: no desaparece del cálculo por haber sido enviada.
- Solo computan los gastos ya contabilizados. Un justificante pendiente de clasificar no se cuela en la deducción.
- Las rectificativas restan por signo, en el libro y en el modelo.
- Los cobros y los vencimientos viven aparte, con sus estados, sus cobros parciales y sus remesas, sin contaminar la cifra fiscal.
Al abrir Fiscalidad, además, hay una previsión del trimestre en curso: el IVA y el IRPF que llevas acumulados a día de hoy, calculados con lo que ya está sellado y contabilizado, con la fecha de cierre del plazo al lado. Es la vista que te da el mes de margen. Todo esto une la facturación con la contabilidad sin retecleo.
Las fronteras:
- Zeva no soporta el régimen especial del criterio de caja. No es una opción de configuración: el devengo por cobro no está implementado. Si estás acogido al régimen, las cifras que calcula Zeva no son las que tienes que declarar, y tampoco añade a los libros las columnas de fecha e importe de cobro que ese régimen exige.
- Zeva no presenta nada ante la AEAT. Calcula, exporta a CSV y genera un PDF de borrador interno, marcado como borrador en el pie de todas sus páginas. Presentar es tuyo o de tu gestoría.
- Zeva no te avisa por correo de un vencimiento fiscal. La previsión está a la vista al entrar, no te persigue.
Errores que se repiten
- Mirar el informe de tesorería y creer que es el IVA a ingresar.
- Contar borradores en el cálculo del trimestre, o dejar fuera facturas emitidas tarde.
- Agrupar por fecha de registro en vez de por fecha de emisión.
- Sumar los abonos en vez de restarlos.
- Deducir gastos que solo están subidos, sin contabilizar.
- Aplicar criterio de caja sin haberlo optado, y presentar cifras que no corresponden a ningún régimen.
Comprobaciones sobre cómo calcula tu programa
- ¿El IVA del trimestre incluye borradores? ¿Debería?
- ¿Agrupa por fecha de emisión o por fecha de registro?
- ¿Los abonos restan?
- ¿Los gastos entran al subirlos o al contabilizarlos?
- ¿Puedo ver, por separado, lo que voy a declarar y lo que voy a cobrar?
- ¿Estoy acogido al criterio de caja? Si lo estoy, ¿mi programa lo soporta de verdad?