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Dar de alta tu empresa: primeros pasos

Publicado el 2026-08-30

Configurar un programa de gestión desde cero tiene un riesgo muy concreto: pasar dos horas rellenando pantallas y no poder emitir una factura al terminar. Casi siempre porque se empieza por lo vistoso en vez de por lo obligatorio.

Lo que hace falta para emitir la primera factura

Cuatro cosas. Ni una más:

• NIF de tu empresa. El tuyo como autónomo, o el de la sociedad.
• Razón social completa, tal y como aparece en tu documentación.
• Domicilio fiscal: calle, código postal, municipio, provincia.
• Territorio fiscal: península y Baleares, Canarias, Ceuta o Melilla.

Ese último parece menor y decide qué impuesto aplicas: IVA en la península y Baleares, IGIC en Canarias, IPSI en Ceuta y Melilla. Elegirlo mal significa emitir todas tus facturas con el impuesto equivocado, y eso no se arregla cambiando el ajuste después: hay que rectificar las facturas ya emitidas.

Con esos cuatro datos ya puedes facturar.

Lo que puedes dejar para después, sin culpa

El logo y los colores. Cambian el PDF, no su validez.

El IBAN. Hace falta el día que quieras que la factura lleve tu cuenta o preparar remesas, no antes.

El plan de cuentas. Si no llevas la contabilidad tú, ni lo mires todavía.

Las series. Con la que viene por defecto se empieza perfectamente; añadir una serie es cosa de un momento cuando la necesites.

La razón para decirlo es práctica: quien intenta dejarlo todo perfecto el primer día suele abandonar a mitad y volver dos semanas después, cuando ya no se acuerda de por dónde iba.

El orden que no te bloquea

1. Tu empresa con los cuatro datos de arriba.
2. Un cliente, aunque sea a mano.
3. Una factura de prueba, que puedes anular después.
4. Mira el PDF entero: numeración, datos fiscales, IVA, el desglose.
5. Y ya con eso funcionando, trae el resto de tus datos.

El punto 3 es el que casi nadie hace y el que más disgustos evita. Una factura de prueba cuesta dos minutos y te enseña de golpe si el NIF está bien, si el impuesto es el que toca y si el documento se parece a lo que quieres mandar a un cliente.

El error que se paga en febrero

Poner el nombre comercial donde va la razón social.

«Panadería El Trigal» puede ser el rótulo de la calle; tu factura necesita «Trigal Panificadora, S.L.». Si emites todo el año con el nombre comercial, en febrero —cuando toca el modelo 347— tus operaciones no cuadrarán con las que declare tu cliente, porque él te habrá declarado con tu razón social.

Lo mismo con el domicilio incompleto: se puede emitir sin él, pero el XML de Facturae no valida y no podrás presentar en FACe.

Qué te pide Zeva, exactamente

La ficha de empresa guarda NIF, nombre, domicilio completo —código postal, municipio, provincia y país— y el territorio fiscal, que es el que decide entre IVA, IGIC e IPSI.

Lo demás es opcional y se añade cuando haga falta: IBAN, logo, tres colores de marca y la plantilla de factura que prefieras de las siete disponibles. Todo eso se puede tocar cuantas veces quieras sin afectar a las facturas ya emitidas.

Y algo que conviene saber desde el principio: una cuenta puede tener varias empresas, cada una con su NIF. Si hoy tienes una sola, no notarás nada: al facturar se resuelve sola, y solo te pregunta cuando hay dos o más. La regla para saber si necesitas la segunda es corta —si tiene NIF propio, es otra empresa— y no depende del tamaño del negocio sino de quién responde ante Hacienda.

Qué datos exige el reglamento en cada factura está en qué datos lleva una factura completa, y qué necesita la ficha de cada cliente, en ficha de cliente.

Lo que se configura una vez y se agradece todo el año

Hay tres ajustes que no urgen el primer día y que, puestos pronto, ahorran trabajo cada semana:

Las condiciones de pago por defecto. Si tus clientes pagan a 30 días, decirlo una vez evita corregir el vencimiento factura a factura — y hace que tu previsión de cobros sea real desde el principio en vez de una lista de fechas inventadas.

Las categorías de gasto. Media docena bien elegidas valen más que veinte. La prueba de que están bien es que al meter un gasto sepas en cuál va sin pensarlo; si dudas entre dos, sobra una.

Los avisos. Decidir qué quieres que te recuerde y qué no. Un sistema que avisa de todo se ignora entero, y entonces también se ignora lo que importaba.

Ninguno de los tres impide facturar, así que déjalos para la segunda sesión. Pero no para «algún día»: son los que hacen que el programa trabaje para ti en vez de al revés.

Si vienes de otro programa

No empieces tecleando clientes a mano. El orden cambia:

1. Tu empresa.
2. Importa clientes, productos y saldos pendientes.
3. Comprueba que los números cuadran.
4. Y entonces emite la primera.

Cómo se hace eso sin perder nada está en cambiar de programa sin perder nada.

Errores que se repiten

• Nombre comercial en vez de razón social. Se paga en el 347.
• Territorio fiscal mal elegido. Todas las facturas con el impuesto que no es.
• Domicilio a medias. Facturae no valida y FACe rechaza.
• Dos horas configurando el logo antes de haber emitido nada.
• No mirar el PDF de prueba. Los errores se descubren con el cliente delante.

Antes de emitir la primera de verdad

• ¿La razón social es la de tu documentación, letra por letra?
• ¿El territorio fiscal es el que te corresponde?
• ¿El domicilio está completo, con provincia?
• ¿Has emitido una de prueba y mirado el PDF entero?

Configurar bien el primer día son quince minutos. Rectificar un año de facturas emitidas con el NIF o el impuesto mal, bastante más.