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Tickets y gastos de los empleados

Publicado el 2026-09-26

El sobre de tickets a fin de mes es de las pocas costumbres de oficina que sobreviven intactas desde los años ochenta. Y tiene tres problemas: se pierden, no se leen, y el papel térmico se borra.

Por qué el sobre no funciona

Los tickets se pierden. No la mayoría: los suficientes para que alguien acabe pagando de su bolsillo o inventando un importe.

El papel térmico se borra. Un ticket de gasolina en la guantera dos meses es un papel en blanco. Y ese papel era tu justificante.

Llegan todos juntos. Treinta tickets el día 30, para clasificar y meter en dos horas. Se clasifica por encima, y ahí se pierde la deducción.

Nadie sabe cuánto lleva gastado. Ni la empresa ni la persona, hasta que llega la liquidación.

Qué hace falta para que un gasto sea deducible

Tres condiciones, y la primera es la que más se incumple:

1. Justificante válido. Para deducir el IVA hace falta factura completa, con tus datos fiscales. Un ticket sin NIF permite deducir el gasto en el impuesto directo si está justificado y relacionado con la actividad, pero no el IVA.

Consecuencia práctica: en gastos habituales y de importe medio, pedir factura en el momento vale dinero. En la gasolinera, en el restaurante, en la tienda de material. Después casi nunca se consigue.

2. Relación con la actividad. Y poder explicarla. Una comida con un cliente es deducible con condiciones; la misma comida sin contexto anotado, no acredita nada.

3. Pago justificado. Que se pueda seguir el rastro del pago. En dietas y manutención, además, el medio electrónico de pago es requisito.

La foto en el momento, que es lo único que funciona

La regla que resuelve el 80 % del problema: el justificante se captura cuando se recibe, no al final del mes.

Se hace la foto en la gasolinera, con el móvil, antes de guardarse el papel. A partir de ahí:

• El justificante ya no se pierde ni se borra.
• La fecha real queda registrada.
• Quien lo revisa lo ve durante el mes, no todo de golpe.
• La persona ve lo que lleva acumulado.

Ese cambio de hábito vale más que cualquier programa. El programa solo sirve para que hacer la foto cueste diez segundos y no haya que hacer nada más.

Qué hace Zeva

Hay escaneo de tickets y facturas de proveedor: se sube la foto o el PDF, y un extractor lee los campos —fecha, NIF y nombre del emisor, base imponible, cuota de IVA, tipo y total— con un nivel de confianza por cada campo. No dice solo «he leído 12,10 €»: dice de qué está seguro y de qué no.

Y aquí está la decisión de diseño que conviene conocer, porque va en contra de lo que promete casi todo el mercado:

El escaneo NUNCA crea el gasto por sí solo. Hay confirmación humana obligatoria, sin excepción por nivel de confianza. Aunque el extractor esté seguro al 99 %, una persona revisa los campos y solo entonces se crea el gasto.

Puede sonar a paso de más y es deliberado: un gasto mal leído entra en tu libro de IVA, viaja al modelo trimestral y sale en tu declaración. Un OCR que se equivoca en un dígito y nadie revisa no te ahorra trabajo — te lo traslada al trimestre, cuando ya cuesta cinco veces más arreglarlo.

Tres detalles más del flujo:

Si el extractor falla, la fila se queda. Con su mensaje de error y en estado de error, no desaparecida. Puedes corregir a mano lo que no se leyó — el trabajo de subir la foto no se pierde porque la lectura saliera mal.

El documento no se duplica. El fichero que subiste se re-apunta al gasto creado: es el mismo binario, no una copia. Así el justificante y el gasto no se desincronizan.

Un escaneo se puede descartar —foto borrosa, documento equivocado— y eso purga el adjunto. Pero no después de confirmado: entonces ya generó un gasto real, y borrarlo dejaría el gasto sin su justificante.

Además, la categoría se sugiere por reglas de proveedor o palabra clave, y al registrar el gasto se estima cuánto ahorro fiscal supone. Cómo montar esas reglas está en gastos: cómo clasificarlos bien, y qué gastos son deducibles, en gastos deducibles del autónomo.

Lo que cubre el módulo está en contabilidad y gastos.

Montar la política de gastos del equipo

Cuatro decisiones escritas evitan casi todas las discusiones:

Qué se puede gastar sin pedir permiso. Un importe por debajo del cual no hace falta autorización. Sin ese límite, o se pregunta todo o no se pregunta nada.

Qué no se cubre. Alcohol, multas, gastos personales. Mejor por escrito que caso a caso.

Cuándo se liquida. Una fecha fija al mes. La incertidumbre de cuándo le devuelven el dinero es lo que más molesta a quien adelanta.

Qué justificante se exige. Y aquí conviene ser explícito: factura con datos de la empresa siempre que sea posible, no ticket.

Y una regla que ahorra dinero de verdad: para gastos recurrentes del equipo —combustible, transporte, comidas—, valorar una tarjeta de empresa en vez de adelantos. El gasto llega ya identificado y nadie adelanta nada.

Errores que se repiten

• El sobre a fin de mes. Se pierde, se borra y se clasifica mal.
• Aceptar tickets donde se podía pedir factura. El IVA se queda por el camino.
• No anotar el contexto de una comida o un desplazamiento.
• Confiar en el OCR sin revisar. Un dígito mal entra en tu declaración.
• Liquidar cuando se acuerda alguien. Fecha fija, siempre.
• No poner límite de gasto sin autorización.

Este mes

• ¿Cuántos justificantes del mes pasado son tickets donde podía haber factura?
• ¿Sabe tu equipo qué puede gastar sin preguntar?
• ¿Hay una fecha fija de liquidación, o depende?
• ¿Los justificantes se capturan en el momento o al final?

La última es la que cambia todo lo demás. Las otras tres se arreglan con una nota; esa se arregla con un hábito, y por eso es la que hay que empezar antes.