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Reclamar una factura impagada

Publicado el 2026-11-02

Reclamar bien no es insistir más. Es subir un escalón cada vez, en fechas previsibles, dejando rastro de cada paso. El cliente que no paga por desorden reacciona en el primer escalón. El que no paga por decisión solo reacciona cuando ve que el siguiente escalón va a llegar de verdad.

Los cuatro escalones, y en qué se diferencian

Recordatorio. Los primeros días. Tono neutro, factura adjunta, sin adjetivos. Su objetivo no es presionar: es descartar que el problema sea administrativo.

Aviso formal. Dos o tres semanas después. Aquí ya se nombra la situación: la factura está vencida, el importe es este, el retraso es de tantos días. Se dirige a una persona concreta con nombre, no a un buzón genérico de administración.

Requerimiento fehaciente. El escalón que cambia el tono. Se envía por un medio que acredite contenido y fecha de entrega: burofax con acuse y certificación, o comunicación electrónica equivalente. Deja de ser tu palabra contra la suya. Y en muchos casos es el requisito práctico para poder seguir adelante.

Vía judicial o extrajudicial especializada. Reclamación de cantidad, procedimiento monitorio si la deuda cumple los requisitos, o cesión a una empresa de recobro. Esto sale de tu ERP y entra en el despacho de tu abogado.

El error habitual es saltar del primero al cuarto tras seis meses de silencio, o quedarse tres meses repitiendo el primero.

Qué escribes importa menos que quién lo recibe

Una reclamación bien redactada que llega al comercial que te vendió el proyecto no sirve de nada. El comercial no paga facturas.

Antes de la segunda ronda, averigua tres datos y guárdalos en la ficha del cliente: quién aprueba las facturas, quién ordena el pago y qué día del mes hacen las remesas de pago. Muchas empresas pagan los días cinco y veinte; una factura que entra el día veintiuno espera dos semanas sin que haya ningún conflicto.

Ese dato convierte una reclamación en una gestión. Y una gestión se resuelve mucho antes.

Lo que puedes reclamar además del principal

Cuando una operación es entre empresas y el pago se retrasa, la normativa española de morosidad prevé que puedas reclamar, además del importe de la factura, un interés de demora y una cantidad fija en concepto de costes de cobro. Los detalles —el tipo aplicable, la cantidad fija y desde cuándo se devengan— dependen de la fecha, del tipo de operación y de lo pactado.

Dos cosas prácticas: no siempre compensa reclamarlos, porque puede envenenar una relación comercial recuperable; y hay que calcularlos y facturarlos o reclamarlos aparte, no aparecen solos. Consulta el cálculo concreto con tu asesor antes de ponerlo en un requerimiento.

Qué hace Zeva, y hasta dónde llega

Zeva tiene un motor de recordatorios de impago. Funciona por hitos: días transcurridos desde el vencimiento. Los de fábrica son uno, siete y quince, y se cambian por empresa. La única regla es que sean enteros positivos y estrictamente crecientes: un hito repetido o desordenado se rechaza al guardar.

Cuando lanzas el motor, recorre los vencimientos ya vencidos y aún no cobrados y genera un recordatorio por cada hito que ya se ha cumplido. Trabaja igual con una factura entera que con una factura fraccionada: si el cliente pagó la primera cuota y no la segunda, se deja de reclamar la pagada y se sigue con la otra.

Es idempotente. La identidad de un aviso es la combinación de factura, número de vencimiento e hito, así que lanzar el motor tres veces el mismo día no genera tres avisos. Ese detalle importa más de lo que parece: la forma más rápida de quemar la credibilidad de tus reclamaciones es mandar el mismo correo dos veces.

Y la frontera, dicha: generar el recordatorio no lo envía. El motor escribe un borrador —a quién, qué factura, qué hito, qué importe, cuántos días de retraso— y ahí se queda. El envío por correo es una acción separada y explícita que tú disparas, y la fecha de envío solo se marca cuando el correo salió de verdad. Nunca se manda nada al cliente como efecto colateral de pulsar «generar».

Hay una segunda frontera: el motor se lanza a mano y para una empresa cada vez. No hay ninguna tarea programada que lo recorra solo cada noche. Si nadie entra a lanzarlo, no se genera nada.

Y una tercera: si el cliente no tiene correo en su ficha, el recordatorio se genera igualmente, con el destinatario vacío. No se descarta en silencio, pero tampoco se inventa una dirección.

El primer día del impago, con el detalle de qué comprobar antes de llamar, está en impagados: qué hacer el primer día; qué datos del cliente hacen falta para que la reclamación llegue a quien decide, en ficha de cliente: qué datos necesitas; y lo que cubre el módulo, en contabilidad y tesorería.

Lo que ningún ERP puede hacer por ti

Conviene decirlo claro, porque hay mucho software que sugiere lo contrario.

Un ERP no genera un burofax, no lo envía por un canal que acredite el contenido y no obtiene ningún acuse con validez probatoria. Tampoco redacta un monitorio ni interrumpe ningún plazo legal.

Lo que sí hace, y no es poco, es que llegues a ese momento con los papeles en orden: la factura sellada, su fecha de vencimiento, el histórico de avisos con fecha y destinatario, y el registro de qué se cobró y qué no. Cuando el asunto llega al abogado, ese material es la mitad del trabajo.

Cuándo dejar de reclamar

Reclamar cuesta dinero: horas, atención y, a veces, honorarios. Hay un punto en que insistir sale más caro que asumir la pérdida.

Tres señales de que has llegado: el importe es menor que lo que te va a costar recuperarlo; el deudor ha dejado de responder a cualquier canal durante meses; o hay indicios claros de insolvencia.

En ese punto la conversación deja de ser de cobros y pasa a ser fiscal y contable: qué se puede considerar de cobro dudoso, qué se puede rectificar y en qué plazos. Eso lo decide tu asesor con la documentación delante, no una pantalla.

Errores que se repiten

• Repetir el mismo correo cinco veces en vez de subir de escalón.
• Reclamar a quien te compró, no a quien ordena los pagos.
• Saltar al abogado sin haber enviado nunca un requerimiento con acuse.
• Automatizar el envío sin revisar a quién va: un aviso a un cliente que ya pagó vale por diez reclamaciones perdidas.
• Olvidar los intereses y los costes de cobro cuando sí compensaba reclamarlos.
• Seguir reclamando una deuda que ya no tiene ninguna posibilidad de cobro, en vez de cerrarla.

Antes de subir de escalón

• ¿La reclamación anterior salió por escrito y con fecha, o solo por teléfono?
• ¿Sabes el nombre de la persona que autoriza el pago, o sigues escribiendo a un buzón genérico?
• ¿Conoces su calendario de pagos, o estás reclamando entre dos fechas de remesa?
• ¿Tienes el histórico completo de avisos de esta factura en un sitio, o repartido en correos personales?
• ¿Has decidido en qué punto exacto pasas el asunto a un profesional?