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Qué es Facturae y en qué se diferencia de un PDF

Publicado el 2026-08-03

«Mándame la factura en electrónico» es una frase que significa dos cosas distintas según quién la diga. Si te la dice un cliente privado, casi siempre quiere un PDF por correo. Si te la dice un organismo público, quiere un fichero Facturae, y un PDF no le sirve.

Un PDF no es una factura electrónica

Un PDF es una imagen de una factura: un documento pensado para que lo lea una persona. Da igual que lo hayas generado desde tu programa; para el sistema que lo recibe es un bloque de texto y líneas que hay que interpretar mirándolo.

Facturae es la factura en datos: un fichero XML donde cada dato está en su sitio y etiquetado. El importe está en el campo del importe, el NIF en el del NIF, cada línea con su base y su tipo de IVA. Por eso el sistema del receptor puede leerla, contabilizarla y meterla en su circuito de pago sin que nadie teclee nada.

Esa es toda la diferencia, y explica por qué la Administración lo exige: no es un capricho de formato, es que su registro contable de facturas funciona automáticamente y un PDF lo rompería.

Qué versión piden

La que está en uso hoy para presentar ante las administraciones es Facturae 3.2.2. El número de versión no es decorativo: viaja dentro del propio fichero, en un campo llamado SchemaVersion, y el sistema receptor lo comprueba antes que nada. Un fichero bien formado pero con una versión que ese punto de entrada no acepta se rechaza sin llegar a mirarse.

Qué lleva dentro el fichero

Sin entrar en el detalle técnico, un Facturae tiene tres bloques:

• La cabecera: la versión del esquema, la modalidad (una factura o un lote) y el tipo de documento.
• Las partes: quién emite (SellerParty) y quién recibe (BuyerParty), cada uno con su identificación fiscal y su domicilio completo. Aquí es donde más facturas se caen, y no por el importe: por un domicilio incompleto del emisor.
• Las facturas: número y serie, fechas, las líneas con su base y su tipo impositivo, los desgloses de impuestos y los totales.

Cuando el receptor es una administración pública, se añade además el bloque de centros administrativos: los tres códigos DIR3 —oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora—, cada uno con el papel que juega. Ese bloque no existe cuando facturas a una empresa privada.

Los datos fiscales completos dejan de ser opcionales

Facturando a un cliente privado puedes salir del paso con el nombre y el NIF. En Facturae no: el esquema exige el domicilio fiscal completo de las dos partes —vía, número, código postal, población, provincia y país—, y si falta uno de esos campos el fichero no valida.

La consecuencia práctica es que la ficha de tus clientes deja de ser una agenda y pasa a ser la fuente de un documento que otro sistema va a validar. Merece la pena tenerla completa antes de necesitarla, no el día que hay que presentar.

Sin firma no se presenta

Generar el XML es la mitad del trabajo. Para presentarlo en un punto de entrada como FACe hay que firmarlo electrónicamente con un certificado, con una firma del tipo XAdES. Sin firma, el fichero es válido como datos pero el registro lo rechaza.

Conviene separar bien las dos cosas, porque se confunden a menudo:

• Generar el XML lo hace tu programa de facturación, a partir de una factura ya emitida.
• Firmar y presentar requiere tu certificado electrónico, que es tuyo y personal.

¿Y cuando facture a empresas, también?

Es la pregunta que sigue casi siempre, y conviene responderla sin adornos: hoy Facturae se te exige para facturar al sector público, no a tus clientes privados.

Lo que sí está aprobado es que la factura electrónica llegará también al B2B. Lo introduce la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas —la que se conoce como «Crea y Crece»—, pero su desarrollo reglamentario, que es el que fija los formatos admitidos y el calendario por tamaño de empresa, ha ido publicándose por fases y no está cerrado. Cualquiera que hoy te dé una fecha exacta para tu caso concreto se está adelantando a un reglamento que todavía se está escribiendo.

La conclusión práctica no cambia: si ya facturas a la Administración, esto te afecta ahora. Si solo facturas a empresas, te afectará, y lo sensato es tener los datos fiscales de tus clientes completos antes de que sea obligatorio, porque ese trabajo hay que hacerlo igual.

Qué hace Zeva, y qué no

Con la misma claridad de siempre. Lo que hace: de cualquier factura ya emitida y sellada, Zeva genera el XML Facturae 3.2.2 y te lo deja descargar desde el detalle de esa factura. Es una exportación de solo lectura: no recalcula ningún importe ni toca la numeración ni la cadena de huellas de Verifactu. Los importes se leen en céntimos enteros y se expresan en euros con dos decimales, así que los totales cuadran al céntimo. Los datos del emisor salen de la ficha de tu empresa y los del receptor de la de tus clientes, incluidos los códigos DIR3 cuando es un organismo público.

Lo que no hace todavía: firmarlo. La firma XAdES requiere tu certificado y hoy se hace fuera de Zeva. El XML se descarga sin firmar, sirve tal cual para revisarlo y para firmarlo con tu herramienta de firma, y la presentación en el punto de entrada la haces tú.

Errores que se repiten

• Mandar un PDF cuando piden Facturae. El más común, y el que más tiempo cuesta recuperar.
• Domicilio fiscal incompleto del emisor. El fichero no valida y el error no siempre dice qué campo falta.
• Presentar sin firmar. Válido como datos, rechazado por el registro.
• Usar una versión del esquema que ese punto de entrada no acepta. Se rechaza antes de mirar el contenido.
• Códigos DIR3 del organismo equivocado. Entra y se devuelve días después.

Antes de tu primer Facturae

• ¿Tienes el domicilio fiscal completo de tu empresa en la ficha, no solo el NIF?
• ¿Y el del cliente al que vas a facturar?
• Si es una administración, ¿tienes por escrito sus tres códigos DIR3?
• ¿Tienes certificado electrónico en vigor para firmar?

El recorrido completo de la presentación, desde el organismo hasta el estado de la factura, está explicado en cómo remitir una factura a FACe. Y lo que cubre exactamente el módulo, en facturación.