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Cómo remitir una factura a FACe, paso a paso

Publicado el 2026-08-01

Si facturas a un ayuntamiento, a una consejería o a cualquier organismo público, la factura en papel o el PDF por correo no valen. Tiene que ir en un formato concreto, firmada electrónicamente, y entrar por un registro llamado FACe. Esta guía explica quién está obligado, qué necesitas antes de empezar y cómo es el recorrido real de la factura.

Quién está obligado a facturar por vía electrónica

Lo fija el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica. Cualquier proveedor puede emitir factura electrónica a la Administración, pero están obligados a hacerlo, y a presentarla por el punto general de entrada que corresponda, estos:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en España.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupaciones de interés económico (y las europeas), fondos de pensiones, de capital riesgo, de inversiones, de titulización hipotecaria y de garantía de inversiones.

El mismo artículo deja una puerta abierta que conviene conocer: las Administraciones pueden excluir reglamentariamente de esa obligación las facturas de hasta 5.000 euros. Es una facultad de cada Administración, no un derecho automático del proveedor, así que la regla práctica es comprobarlo con el organismo al que facturas antes de dar por hecho que puedes mandarle un PDF.

Si eres autónomo persona física, la ley no te obliga a facturar electrónicamente al sector público. Muchos organismos lo aceptan igualmente y algunos lo prefieren, pero la obligación del artículo 4 no te alcanza por serlo.

Qué es exactamente Facturae, y por qué no vale un PDF

Facturae es el formato oficial español de factura electrónica: un fichero XML con una estructura definida, no un documento pensado para leerse con la vista. La versión que piden hoy las administraciones es la 3.2.2.

La confusión más habitual es pensar que «factura electrónica» significa «PDF enviado por correo». No: un PDF es una imagen de una factura. Facturae es la factura en datos, de modo que el sistema del organismo receptor puede leer automáticamente el importe, el NIF, los impuestos y las líneas sin que nadie los teclee. Por eso el registro contable de facturas que creó esa misma Ley 25/2013 puede funcionar sin intervención manual.

Además de la estructura, el fichero tiene que ir firmado electrónicamente con un certificado válido. Sin firma, FACe lo rechaza.

Los códigos DIR3: las tres piezas que más rechazos provocan

Antes de generar nada necesitas tres códigos del organismo al que facturas, conocidos como códigos DIR3:

• Oficina contable: quién registra contablemente la factura.
• Órgano gestor: quién ha contratado el servicio o el bien.
• Unidad tramitadora: quién tramita el pago.

Estos tres códigos no te los inventas ni los deduces: te los tiene que dar el propio organismo, y suelen aparecer en el pliego o en el contrato. Un código mal puesto es el motivo de rechazo más común, y es especialmente molesto porque la factura entra en FACe y solo después se devuelve.

Un detalle que ahorra disgustos: en algunos casos el órgano gestor y la unidad tramitadora coinciden, y en otros son distintos. Compruébalo, no lo supongas.

El recorrido real de una factura por FACe

1. Emites la factura en tu programa de facturación, con los datos fiscales completos del organismo y los tres códigos DIR3.
2. Generas el XML Facturae 3.2.2 a partir de esa factura.
3. Firmas el XML con tu certificado electrónico. La firma que exige FACe es del tipo XAdES.
4. Presentas el fichero en FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. Muchas comunidades autónomas y ayuntamientos grandes tienen su propio punto de entrada, así que confirma cuál te corresponde.
5. Sigues su estado: registrada, contabilizada, pagada o rechazada. Si la rechazan, te dicen el motivo y hay que corregir y volver a presentar.

Ese punto 5 es el que más se subestima. La factura no está «entregada» cuando la subes: está entregada cuando el organismo la registra y la acepta.

Qué hace Zeva en este recorrido, y qué no

Conviene decirlo con precisión, porque aquí es fácil prometer de más.

Lo que hace: de cualquier factura ya emitida y sellada, Zeva genera el XML Facturae 3.2.2 y te lo deja descargar desde el detalle de esa factura. Los importes se mapean desde los datos ya sellados —se leen en céntimos enteros y se expresan en euros con dos decimales—, así que los totales cuadran al céntimo. La generación es una exportación de solo lectura: no recalcula importes, no toca la numeración ni la cadena de huellas de Verifactu. Los datos fiscales del emisor y del receptor salen de la ficha de la empresa y de la de tus clientes y proveedores, así que lo que tengas bien ahí es lo que llegará bien al XML.

Lo que no hace todavía: firmar el XML. La firma electrónica XAdES es obligatoria para presentar en FACe y requiere tu certificado, así que hoy el fichero se descarga sin firmar y la firma se hace fuera de Zeva, con tu certificado y una herramienta de firma. El XML sirve tal cual para previsualizarlo, revisarlo y firmarlo externamente; lo que no puedes es subirlo a FACe directamente desde Zeva.

Tampoco presentamos la factura por ti: la subida al punto de entrada la haces tú.

Errores que se repiten

• Confundir factura electrónica con PDF. Es el más común y el que más tiempo cuesta.
• Códigos DIR3 incompletos o del organismo equivocado. Pídelos por escrito.
• NIF del organismo mal escrito. Un dígito de control mal calculado tumba la factura.
• Presentar sin firmar. El fichero es válido como datos, pero FACe exige la firma.
• Dar por buena la entrega al subirla. Hasta que no aparece registrada, no lo está.

Antes de facturar a un organismo público

Haz esta comprobación de una vez, y te ahorras el ciclo de rechazo:

• ¿Tu forma jurídica está en la lista del artículo 4? Si es SA o SL, sí.
• ¿Tienes los tres códigos DIR3 por escrito?
• ¿Tienes certificado electrónico en vigor para firmar?
• ¿El punto de entrada es FACe o el propio de esa comunidad o ayuntamiento?
• ¿Los datos fiscales del organismo están completos en tu ficha de cliente?

Si facturas a la Administración de forma habitual, tener el XML bien generado desde el principio te quita la mitad del problema. La otra mitad —la firma y la presentación— sigue siendo cosa tuya y de tu certificado.

Puedes ver cómo emitimos y sellamos una factura en Zeva en la primera factura Verifactu, y qué cubre exactamente el módulo en facturación.