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Mandatos SEPA: qué necesitas guardar
Publicado el 2026-11-06
Si domicilias cobros, el mandato es el único papel que te protege. El día que un cliente diga que ese cargo no lo autorizó, la pregunta del banco será exactamente esa: enséñame el mandato. Y no vale un correo diciendo «adelante».
Qué es y qué no es
Un mandato es la autorización escrita por la que un deudor te permite cargar importes en su cuenta y permite a su banco atender esos cargos. Son dos permisos en un solo documento, y por eso lo firma el cliente pero le afecta también a su entidad.
No es un contrato de servicios. No es una cláusula de tus condiciones generales. No es una casilla marcada en un formulario sin más contexto. Es un documento con contenido tasado, cuya finalidad es que cualquiera —tú, el cliente, los dos bancos— pueda saber años después qué se autorizó y cuándo.
Los datos que tiene que llevar
Una referencia única. Un código que identifique ese mandato y solo ese. Se conoce como referencia del mandato y viaja en cada cargo que emitas con él.
Tu identificador de acreedor y tu nombre. Quien cobra tiene que estar identificado con el mismo código que usarás en las remesas.
El nombre del deudor y su IBAN. El titular de la cuenta que se va a cargar, que no siempre coincide con quien firma el pedido.
El tipo de cobro: recurrente, si vas a cargar periódicamente, o único, si es un cargo aislado.
Lugar y fecha de la firma, y la firma del deudor. Puede ser manuscrita o electrónica, siempre que la electrónica te permita acreditar quién firmó y cuándo.
Falta uno de estos y el mandato es discutible. Y cuando un mandato es discutible, la devolución la paga el acreedor.
Cuánto hay que conservarlo, y por qué más de lo que crees
La regla práctica: mientras el mandato esté vivo, y un buen tiempo después de que deje de estarlo.
El motivo es que la ventana de reclamación del deudor no se cierra el día del cargo. Para un cargo autorizado, el cliente puede pedir la devolución sin dar explicaciones durante unas semanas. Para un cargo que sostiene que nunca autorizó, la ventana es de más de un año, y ahí la única defensa es enseñar el mandato firmado.
Consérvalo en un sitio donde puedas encontrarlo por cliente en menos de un minuto. Una carpeta compartida con nombres de archivo improvisados no cumple ese criterio.
Cuándo deja de servir un mandato
Cuando lo revoca el cliente. A partir de ese momento no puedes emitir cargos nuevos con él, pero los ya emitidos siguen siendo válidos.
Cuando cambia el IBAN. Un cambio de cuenta no se «edita» sin más: la referencia, la cuenta y la firma forman un conjunto. Lo limpio es cerrar el mandato anterior y firmar uno nuevo.
Cuando caduca por desuso. Las reglas del esquema prevén que un mandato que pasa treinta y seis meses sin ningún cobro deja de ser válido. Es la trampa silenciosa: el cliente en pausa al que vuelves a cargar tres años después.
Cuando cambia el acreedor. Fusiones, cambios de CIF o de identificador exigen comunicarlo, y a veces rehacer los mandatos.
Qué hace Zeva
En Zeva un mandato es una entidad propia, ligada a un cliente y a una de tus empresas. Guarda la referencia, el IBAN del deudor, el tipo de secuencia, la fecha de firma y su estado.
Cuatro guardas que evitan errores caros:
Solo un cliente puede firmarlo. Si intentas crear un mandato apuntando a un proveedor, se rechaza con un mensaje explícito: un adeudo directo domicilia el cobro de un cliente, no tiene sentido al revés.
El IBAN se valida de verdad. No basta con que tenga la longitud correcta: se comprueba su dígito de control antes de guardarlo. Un IBAN mal tecleado no llega a la remesa.
La referencia es única por empresa. Repetirla devuelve un conflicto explícito, no una segunda fila silenciosa. Si tu grupo tiene dos sociedades, cada una lleva su propia numeración sin pisarse.
Revocar dos veces falla. La revocación comprueba que el mandato siga activo en el mismo momento de escribir. Si ya estaba revocado, el error lo dice, en vez de sobrescribir la fecha de revocación original y perder la primera.
Un mandato revocado bloquea cualquier remesa nueva que lo use, y los adeudos ya generados con él quedan intactos: no hay borrado, la trazabilidad se conserva.
Y el enlace con el cobro: al generar una remesa de adeudos, el sistema agrupa por tipo de secuencia y transiciona automáticamente a recurrente los mandatos que se acaban de usar por primera vez. No tienes que acordarte de cambiarlo tú.
Y las fronteras, dichas. Son tres, y conviene tenerlas presentes:
Zeva no guarda el documento firmado dentro del mandato. Los adjuntos del sistema se cuelgan de facturas, gastos, clientes, proyectos, empresas y empleados; no hay un hueco de archivo en la propia ficha del mandato. Lo práctico es adjuntar el PDF firmado a la ficha del cliente y nombrarlo con la referencia del mandato.
No controla la caducidad por desuso. Un mandato activo sigue activo indefinidamente aunque lleve cuatro años sin un solo cargo. Nadie te avisa.
No se edita. Solo se crea y se revoca. Cambiar un IBAN significa revocar y dar de alta otro, que además es lo correcto en el esquema, pero conviene saberlo antes de buscar el botón de editar.
Cómo se monta la remesa que usa estos mandatos está en remesas SEPA: cobrar por domiciliación; qué datos bancarios y fiscales conviene tener en la ficha, en ficha de cliente: qué datos necesitas; dónde vive todo esto en el producto, en clientes y proveedores y en contabilidad y tesorería.
Los datos personales del mandato
Un mandato contiene nombre, dirección y número de cuenta de una persona. Es tratamiento de datos personales, con base jurídica en la ejecución del contrato, y con las obligaciones habituales: informar, limitar el acceso a quien lo necesita y conservarlo solo mientras haga falta.
En la práctica esto se traduce en dos cosas: que los mandatos no vivan en el ordenador de nadie, y que el acceso a la pantalla de mandatos esté limitado a los perfiles que gestionan cobros.
Errores que se repiten
- Domiciliar con un correo de conformidad en vez de con un mandato firmado.
- Reutilizar la misma referencia para dos mandatos del mismo cliente.
- Cambiar el IBAN a mano en vez de revocar y firmar uno nuevo.
- Volver a cargar a un cliente dormido durante años, con el mandato ya caducado por desuso.
- Guardar el firmado en una carpeta sin poder encontrarlo por cliente cuando llega la reclamación.
- Destruirlo al terminar la relación, cuando la ventana de reclamación sigue abierta.
Antes de dar por buena tu cartera de mandatos
- ¿Tienes el documento firmado de todos los clientes que domicilias, o solo de los últimos?
- ¿Alguno lleva más de tres años sin un solo cargo?
- ¿Las referencias coinciden con las que viajan en tus remesas?
- ¿Los IBAN son los actuales, o alguno cambió y nadie rehizo el mandato?
- ¿Quién tiene acceso a esa pantalla, y necesita tenerlo?