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Geolocalizar el fichaje: qué dice la ley
Publicado el 2026-08-05
Si tienes gente trabajando fuera de la oficina —comerciales, instaladores, reparto—, tarde o temprano surge la pregunta: ¿puedo saber dónde fichan? La respuesta corta es que sí, pero con una condición previa que casi nadie cumple bien.
Lo que permite la ley
Lo regula el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, bajo un título que ya orienta: «Derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral».
Su apartado 1 dice que los empleadores podrán tratar los datos obtenidos por geolocalización para ejercer las funciones de control previstas en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores —el que reconoce al empresario la facultad de vigilar el cumplimiento de las obligaciones laborales—, «siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo».
Esa última frase no es relleno. Significa que la geolocalización no abre una puerta nueva: solo sirve para lo que el control laboral ya permitía, y con sus mismos límites.
La condición que se incumple casi siempre
El apartado 2 es el que importa en la práctica, y es tajante:
«Con carácter previo, los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos. Igualmente deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.»
Hay cuatro exigencias metidas en ese párrafo, y conviene separarlas:
- Con carácter previo. Antes de empezar a recoger la ubicación, no después ni «cuando alguien pregunte».
- De forma expresa, clara e inequívoca. No sirve una línea enterrada en el anexo de un contrato firmado hace tres años.
- Sobre la existencia y las características del sistema. No basta con decir que existe: hay que explicar qué hace.
- Y sobre el posible ejercicio de cuatro derechos concretos: acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.
Ese cuarto punto es el que más se olvida. Informar de que hay geolocalización pero no de cómo ejercer esos derechos deja el deber a medias.
«Informar» no es «pedir permiso»
Es la confusión más común, y va en las dos direcciones.
Por un lado, el artículo 90 no exige el consentimiento del trabajador. La base para tratar esos datos no es que él diga que sí: es la facultad de control del artículo 20.3 del Estatuto. De hecho, apoyarse en el consentimiento en una relación laboral es delicado, porque difícilmente es libre cuando quien lo pide es tu empleador.
Por otro lado, que no haga falta consentimiento no lo convierte en un trámite menor. El deber de informar previamente es una obligación en sí misma, y no informar no se arregla después.
Los límites que siguen en pie
Que la ley lo permita no significa que valga todo:
- Proporcionalidad. La ubicación en el momento de fichar no es lo mismo que un rastreo continuo durante la jornada, y menos aún fuera de ella.
- Finalidad. Los datos se recogen para el control horario. Usarlos para otra cosa es un tratamiento distinto que necesita su propia justificación.
- Minimización. Recoger el punto exacto del fichaje es distinto de guardar un recorrido.
- Representantes. El artículo menciona expresamente informar «en su caso, a sus representantes».
Qué pasa si alguien dice que no
Es la pregunta práctica que sigue siempre, y tiene dos capas que conviene no mezclar.
La primera es técnica: en un móvil, el permiso de ubicación lo concede la persona, no la empresa. Aunque tú actives la función, si el trabajador no le da permiso a la aplicación, no hay ubicación que recoger. Ningún sistema puede saltarse eso, y cualquiera que te prometa lo contrario te está describiendo algo que no funciona así.
La segunda es laboral, y ahí no hay respuesta única: depende de si la ubicación es proporcionada para el puesto concreto. No es lo mismo un repartidor con ruta asignada que alguien que trabaja siempre en la misma oficina, donde geolocalizar el fichaje aporta poco y cuesta justificar.
Lo que sí es seguro es lo que no debe pasar: que negarse deje a alguien sin poder fichar. El registro de jornada es una obligación de la empresa, y no puede quedar condicionado a un permiso del sistema operativo. Si tu herramienta bloquea el fichaje cuando no hay ubicación, el problema no es del trabajador: es que estás incumpliendo la obligación de registro por un detalle de configuración.
Cómo lo resuelve Zeva
La geolocalización en el fichaje viene desactivada de fábrica. Si tu empresa la enciende —desde Ajustes, y solo con permiso de propietario o administrador—, quien fiche podrá registrar su ubicación junto con la hora, siempre que su dispositivo se lo permita. Se recoge en el instante exacto de cada toque de fichar: nunca es un rastreo continuo, ni sabe dónde está nadie entre una entrada y una salida.
Y aquí está la parte que responde al artículo 90: el aviso a la plantilla forma parte de la propia operación de activar. Al encenderla, cada persona del equipo recibe en su pantalla un aviso que le explica qué se recoge, que puede negar el permiso de ubicación y seguir fichando con normalidad, y cómo ejercer los cuatro derechos que la ley obliga a mencionar. No es un correo que alguien tenga que acordarse de mandar, ni una casilla escondida en un manual.
Lo demás del módulo —que ningún fichaje se borra, que corregir uno no reescribe el original— está en fichaje y control horario, y el detalle de cómo funciona ese registro inalterable, en fichaje append-only.
Antes de activarla
- ¿Has informado antes, por escrito y de forma que se pueda acreditar?
- ¿Has explicado qué recoge exactamente y cuándo, no solo que existe?
- ¿Has mencionado los cuatro derechos: acceso, rectificación, limitación y supresión?
- Si hay representación de los trabajadores, ¿la has informado también?
- ¿Está claro qué pasa si alguien niega el permiso en su móvil?
La obligación de llevar registro horario es previa a todo esto y no depende de la ubicación: está explicada en el registro horario que exige la ley. Geolocalizar es una decisión aparte, y con sus propios deberes.
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