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Dietas y kilometraje: qué es deducible

Publicado el 2026-09-27

Las dietas son de los pocos conceptos donde la ley pone una cifra concreta, y aun así casi todo el mundo las lleva mal. El motivo es que hay dos regímenes distintos y se aplican al revés.

Empleado y autónomo no van por el mismo camino

Es la distinción que ordena todo lo demás.

Un empleado que se desplaza puede cobrar una dieta que, dentro de ciertos límites, está exenta de IRPF: no tributa para él y la empresa se la deduce. Es un régimen de exención con importes tasados.

Un autónomo que se desplaza no cobra dietas de nadie: se deduce el gasto en su actividad, con factura y con las reglas generales de deducibilidad. No hay «cantidad exenta» que aplicar.

Confundirlos produce los dos errores clásicos: el autónomo que se «paga dietas» a sí mismo con la tabla de los empleados, y la empresa que paga dietas sin comprobar límites y acaba con una retención mal calculada.

Lo que hay que poder justificar, en los dos casos

El desplazamiento en sí. Dónde, cuándo y por qué. Un registro con fecha, destino y motivo es lo que convierte un gasto en justificado; sin eso, es un importe suelto.

El motivo profesional. Con quién y para qué. «Visita a cliente X para presentar propuesta» vale; «comida» no.

El gasto, con su justificante. Y aquí vuelve la regla que más dinero deja por el camino: factura, no ticket, si quieres deducir el IVA.

Además, en dietas de manutención el pago con medios electrónicos es requisito. Pagar en efectivo la comida de un desplazamiento complica poder acreditarla.

El kilometraje

Cuando el empleado usa su vehículo particular, la empresa puede compensarle por kilómetro. Hay un importe por kilómetro exento fijado por norma; por encima de ese importe, el exceso tributa como rendimiento del trabajo.

Los peajes y el aparcamiento van aparte y también se justifican con su factura.

Para el autónomo el planteamiento es distinto: no hay kilometraje exento que aplicarse a sí mismo. Lo que hay es la deducibilidad de los gastos del vehículo, que tiene sus propias limitaciones — y es un tema con suficiente enjundia para tratarlo aparte.

El registro que lo sostiene todo

Da igual el régimen: sin registro de desplazamientos, la justificación se hace de memoria y no convence a nadie.

Cuatro datos por desplazamiento, y con eso basta:

• Fecha.
• Origen y destino.
• Motivo —cliente, obra, proveedor, formación—.
• Kilómetros o el gasto real, según el caso.

Anotarlo el mismo día cuesta treinta segundos. Reconstruir tres meses de desplazamientos con el calendario delante cuesta una tarde y sale mal.

Qué hace Zeva, y qué no

Con la frontera por delante: Zeva no calcula dietas ni aplica los límites exentos. No sabe qué parte de una dieta está exenta ni cuánto kilometraje puede pagarse sin tributar — ese cálculo es de nómina, y la nómina la hace tu gestor laboral.

Lo que sí hace es tener ordenado lo que ese cálculo necesita, y que es justo lo que se pierde:

• Los gastos registrados con su categoría propia. Tener «dietas y manutención» y «vehículo y desplazamientos» separadas del resto no es orden decorativo: son los dos conceptos con reglas propias, y mezclarlos con el montón es lo que impide revisarlos antes del trimestre.
• El justificante pegado al gasto. La foto del ticket o la factura se sube y queda con él, no en un sobre.
• La captura en el momento, desde el móvil, que es lo único que evita que el papel térmico se borre en la guantera.
• La exportación mensual para tu gestoría, con los gastos y sus categorías.

Y una advertencia sobre el IVA que conviene tener presente: hoy, en el libro de facturas recibidas, todo gasto contabilizado computa como IVA soportado deducible — no existe todavía una marca de «este gasto tiene IVA no deducible». En dietas y desplazamientos eso importa especialmente, porque son justo los conceptos donde el IVA a veces no se puede deducir.

Cómo trabajar con eso mientras tanto: registra el gasto con el IVA que sí es deducible y lleva la parte no deducible como mayor importe del gasto —que es lo que acabará haciendo tu asesor—, y usa una categoría propia para poder localizarlos y revisarlos antes de presentar.

Cómo clasificar para que esto sea llevadero está en gastos: cómo clasificarlos bien; cómo montar la gestión de tickets del equipo, en tickets y gastos de los empleados; y lo que cubre el módulo, en contabilidad y gastos.

El caso que más se enreda: la comida con cliente

Un desplazamiento a ver a un cliente que termina en una comida junta dos conceptos con reglas distintas, y por eso es donde más se falla:

La manutención del trabajador desplazado puede ser dieta exenta dentro de límites.

La invitación al cliente es atención a clientes, que tiene su propia restricción —y en el IVA, una prohibición específica de deducción—.

Si en la misma factura van los dos, conviene separarlos: qué parte es tuya y qué parte es invitación. Meterlo todo como dieta infla la parte exenta; meterlo todo como atención pierde la deducción de lo que sí era manutención.

Y anota con quién fue. Es el dato que convierte una comida en un gasto explicable, y el que nadie recuerda tres meses después.

Cuando el desplazamiento es de varios días

Aquí aparece un límite que se olvida: los importes exentos de manutención son distintos si hay pernocta o no, y también según sea desplazamiento en España o al extranjero.

Tres cosas que conviene registrar en viajes largos:

1. Los días exactos de desplazamiento, no «esa semana».
2. Si hubo pernocta cada noche.
3. El alojamiento aparte, con su factura: no es manutención y tiene su propio tratamiento.

Un viaje de tres días mal documentado es la clase de gasto que se acaba deduciendo mal en las dos direcciones — de menos por prudencia, o de más sin poder justificarlo.

Errores que se repiten

• Aplicarse la tabla de dietas de empleados siendo autónomo. Son regímenes distintos.
• Pagar dietas sin comprobar los límites. El exceso tributa, y la retención se queda corta.
• No registrar el motivo del desplazamiento. Sin él, no hay justificación.
• Pagar la manutención en efectivo. El medio electrónico es requisito.
• Aceptar tickets donde se podía pedir factura.
• Reconstruir los desplazamientos a fin de mes con el calendario.

Antes de la próxima liquidación

• ¿Tienes registrado cada desplazamiento con fecha, destino y motivo?
• ¿Las dietas que pagas están dentro de los límites exentos?
• ¿Los justificantes son facturas, o tickets?
• ¿La manutención se pagó con medio electrónico?
• ¿Están dietas y vehículo en su propia categoría, separados del resto?

La primera es la que sostiene a todas las demás. Un importe sin desplazamiento documentado detrás no es una dieta: es un pago que habrá que explicar.