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Contratar a tu primer empleado
Publicado el 2026-09-01
Contratar a la primera persona cambia más cosas de las que parece. No es solo un gasto nuevo: es entrar en un régimen de obligaciones que antes no te aplicaban, y varias empiezan el mismo día uno.
El orden importa, y este es
1. Alta como empresario en la Seguridad Social. Si nunca has tenido empleados, tu empresa todavía no existe como empleadora. Este trámite va antes que todo lo demás y solo se hace una vez.
2. Elegir la modalidad de contrato. Indefinido, temporal con causa, formativo. La decisión no es de papeleo: condiciona la indemnización, la duración y lo que puedes hacer después.
3. Alta del trabajador, que tiene que estar hecha antes de que empiece a trabajar. No el mismo día por la tarde: antes.
4. Comunicar el contrato al servicio público de empleo dentro del plazo.
5. Entregar copia a la persona contratada.
El punto 3 es el que más se equivoca por prisa, y es de los que peor se pagan: tener a alguien trabajando sin alta previa es una infracción grave, no un despiste administrativo.
Lo que necesitas de la persona antes de nada
Reunirlo antes evita tres llamadas a mitad de trámite:
- DNI o NIE, con su número de afiliación a la Seguridad Social si ya lo tiene.
- IBAN para la nómina.
- Domicilio y datos de contacto.
- Situación personal y familiar, que determina la retención de IRPF: hijos, discapacidad, pensiones compensatorias. Se recoge en un modelo específico y lo firma la persona, no lo decides tú.
- Titulación, si el convenio o el puesto la exigen.
Ese cuarto punto es el que más se descuida y el que produce retenciones mal calculadas. Si nadie pregunta, se aplica el mínimo y la persona se lleva el disgusto en la declaración de la renta.
Lo que empieza el día uno, y no admite margen
El registro de jornada. No es opcional ni depende del tamaño: desde el primer empleado hay que registrar la hora de inicio y de fin de cada día, conservarlo cuatro años y tenerlo disponible para la persona, sus representantes y la Inspección. Lo que exige exactamente la ley está en registro horario obligatorio.
Las retenciones. Cada nómina genera retención de IRPF que tú ingresas trimestralmente con el modelo 111. Antes de tener empleados quizá no lo presentabas; ahora sí.
Las cotizaciones. Se liquidan mensualmente.
La prevención de riesgos laborales. Evaluación de riesgos, formación e información. Con un solo empleado ya aplica.
Lo que cuesta de verdad
El error de cálculo más común es pensar en el salario bruto. El coste real para la empresa es el bruto más las cotizaciones a cargo del empleador, que son un porcentaje adicional significativo sobre la base.
Y hay dos partidas que aparecen después y sorprenden: las pagas extra —que puede que estén prorrateadas o no— y las vacaciones, que se pagan igual aunque no se trabajen.
Si estás haciendo números para decidir si puedes permitírtelo, hazlos sobre el coste total anual, no sobre el bruto mensual.
Qué hace Zeva, y qué no
Conviene ser preciso porque aquí se promete mucho de más.
Lo que hace: guarda la ficha completa de cada empleado —NIF, categoría profesional, tipo de contrato, salario bruto anual, IBAN, fechas de alta y baja—, gestiona ausencias y vacaciones con su flujo de aprobación, lleva el registro de jornada y exporta mensualmente los datos que tu gestoría laboral necesita.
Lo que NO hace, dicho claro: no calcula la nómina. No calcula cotizaciones a la Seguridad Social, ni retenciones de IRPF, ni aplica convenios colectivos. Eso lo hace tu gestor laboral, y lo hace mejor: un convenio mal aplicado es un problema serio, y ese cálculo exige responsabilidad profesional colegiada.
Zeva reúne los datos ordenados y se los pasa. Es una frontera deliberada, no una carencia pendiente de tapar.
Un detalle de seguridad que conviene conocer: el salario y el IBAN son datos sensibles, y tocarlos vuelve a pedir el segundo factor aunque tengas la sesión abierta. Cómo funciona eso está en contraseñas y doble factor, quién puede ver qué en permisos por rol, y lo que cubre el módulo, en nóminas y RRHH.
Los tres primeros meses, mes a mes
Lo que nadie te cuenta es que la primera contratación tiene un calendario propio, y saberlo evita sustos:
El primer mes. Aparece la nómina y con ella el hábito nuevo: registrar la jornada todos los días, no rellenarla el viernes de memoria. Un registro reconstruido a posteriori no es un registro, y se nota.
El primer trimestre. Llega el modelo 111 con las retenciones que has practicado. Si antes no lo presentabas, es una obligación nueva en tu calendario fiscal — y no depende de que hayas ganado dinero: has retenido a alguien y ese dinero no es tuyo.
El periodo de prueba. Tiene fecha de fin, y esa fecha importa: mientras dura, el contrato se puede terminar sin indemnización; después, no. Es de los pocos plazos laborales que conviene tener apuntado literalmente en el calendario, porque pasa desapercibido y no vuelve.
Y algo que se descubre tarde: las vacaciones se devengan desde el primer día. Alguien que entra en septiembre no «empieza a generar» en enero — al terminar el año le corresponde la parte proporcional, y si no la ha disfrutado, se paga.
Errores que se repiten
- Que empiece a trabajar antes del alta. Infracción grave, no descuido.
- Calcular el coste sobre el bruto. Faltan las cotizaciones de empresa.
- No recoger la situación familiar. Retención mal y disgusto en la renta.
- Dejar el registro de jornada para «cuando seamos más». Aplica desde el primero.
- Elegir la modalidad de contrato por costumbre, sin mirar qué implica al terminar.
Antes de firmar
- ¿Estás dado de alta como empresario en la Seguridad Social?
- ¿Tienes todos los datos de la persona, incluida su situación familiar firmada?
- ¿Has calculado el coste total, no el bruto?
- ¿Tienes decidido cómo vas a registrar la jornada desde el primer día?
- ¿Quién te va a hacer las nóminas?
Esa última pregunta conviene tenerla resuelta antes de contratar, no la semana de la primera nómina.
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