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Códigos de barras y referencias

Publicado el 2026-09-12

Un buen sistema de códigos se nota en que nadie habla de él. Uno malo se nota en cada inventario, en cada pedido y cada vez que entra alguien nuevo y pregunta cuál de los tres «códigos» es el bueno.

Tres cosas distintas que todo el mundo llama «el código»

El EAN (código de barras). Es el estándar internacional, normalmente de 13 dígitos, que trae el producto de fábrica. No lo eliges tú: viene con el producto y es el mismo en tu tienda y en la de enfrente. Si fabricas o marcas producto propio y quieres venderlo en otras superficies, necesitas solicitar tus propios códigos al organismo correspondiente — no se inventan.

El SKU. Tu identificador interno de una variante concreta: no «camiseta», sino «camiseta azul talla M». Lo diseñas tú y es el que de verdad usas para operar.

La referencia del proveedor. El código con el que ese producto figura en su catálogo. Sirve para pedir, y no tiene por qué parecerse a nada tuyo.

Un mismo producto tiene los tres, y confundirlos es lo que produce el clásico «lo tenemos duplicado en el sistema».

Cómo diseñar un SKU que aguante años

Cuatro reglas, y son casi todo el trabajo:

1. Que se pueda leer en voz alta por teléfono. Si tienes que deletrear «is de irlanda» ya has perdido. Fuera la O y el 0, la I y el 1, la l minúscula.

2. Longitud fija. CAM-AZ-M y CAMISETA-AZUL-MEDIANA en el mismo catálogo garantiza errores. Elige un formato y no lo rompas.

3. Con algo de significado, pero poco. Que el código diga la familia y la variante ayuda a leer un listado. Que codifique el proveedor, el año, el pasillo y el precio lo convierte en un jeroglífico que hay que rehacer en cuanto cambia cualquiera de esas cosas.

4. Nunca se reutiliza. Cuando un producto desaparece, su código muere con él. Reasignarlo a otro producto rompe el histórico: las ventas del año pasado empiezan a apuntar a algo que no era.

Un formato que funciona: FAM-PROD-VAR, por ejemplo CAM-0042-AZM. Familia, número correlativo, variante.

Lo que no debe pasar nunca

Dos productos con el mismo código. Parece obvio hasta que alguien da de alta un producto que ya existía con otro nombre. A partir de ahí, el stock de ese producto es mentira: las salidas se reparten entre dos fichas y ninguna cuadra.

Por eso la unicidad tiene que estar garantizada por el sistema, no por la disciplina de quien teclea. Confiar en que nadie se equivoque no es un control.

Qué hace Zeva

Unicidad garantizada por la base de datos, no por convención. El código de barras, la referencia y el SKU son únicos por empresa dentro de tu cuenta. Que sea por empresa y no por cuenta entera es deliberado: si llevas dos sociedades en el mismo Zeva, cada una tiene su catálogo y el mismo código puede existir en las dos sin que choquen —son negocios distintos—.

Y para leerlos en el mostrador, el TPV tiene dos vías:

Lector de pistola/USB, sin tocar nada. El TPV escucha la ráfaga de teclado que emite un lector típico y añade el producto al ticket sin necesidad de haber hecho clic en ningún campo, que es como se trabaja de verdad en un mostrador. Detalle que se agradece: se desactiva mientras escribes en un campo, así que nunca te destroza lo que estás tecleando en la cantidad o en la búsqueda.

Cámara del móvil o webcam, usando la API nativa del navegador. Aquí conviene la advertencia honesta: funciona en Chrome y Edge, no en Safari ni Firefox a día de hoy. Cuando no está disponible, el botón avisa claramente en vez de fallar en silencio — que es lo que más rabia da de un escáner que «a veces no va».

El campo de búsqueda por código sigue estando siempre, y es la vía accesible por teclado y por lector de pantalla: las dos anteriores lo complementan, no lo sustituyen.

Cómo montar el inventario está en inventario inicial; lo que cubre el módulo, en inventario y almacén; y el mostrador donde se leen esos códigos, en TPV para tu negocio.

Producto con variantes: donde se rompe el catálogo

Es el caso que hunde más catálogos, y tiene una regla sencilla: si se vende por separado, necesita su propio código.

Una camiseta en tres colores y cuatro tallas no es un producto: son doce. Si comparten un solo código, el stock dice «tengo 40 camisetas» y no sabes si te quedan azules en talla M, que es la única pregunta que importa cuando entra un cliente.

Lo que sí conviene es que el producto padre exista como agrupación —para informes, para el catálogo, para no repetir la descripción doce veces— con cada variante colgando de él con su SKU. Así el listado se lee por producto y el stock se controla por variante.

Y el EAN: cada variante suele traer el suyo propio de fábrica, precisamente porque el fabricante ya sabe que son productos distintos. Si estás asignando un mismo código de barras a varias variantes, es señal de que el catálogo está mal montado.

Migrar un catálogo que ya está mal

Rehacer los códigos de un catálogo vivo asusta, y se puede hacer sin romper el histórico:

1. No borres los códigos viejos. Guárdalos en un campo aparte —«referencia antigua»— para poder buscar por ellos durante la transición.
2. Cambia por familias, no todo de golpe. Empieza por la de más rotación, que es donde antes se notan los errores.
3. Cuenta físicamente al migrar. Es el momento natural de cuadrar stock, porque vas a tocar cada ficha igualmente.
4. Reetiqueta lo que esté en la estantería antes de dar por buena la familia.

Lo que no se puede hacer es convivir seis meses con dos sistemas «hasta que se vaya usando el nuevo». Nadie migra lo que queda, y acabas con un catálogo mitad y mitad, que es peor que el original.

Errores que se repiten

• Usar el nombre como identificador. «Bolsa grande» y «Bolsa Grande» son dos productos.
• Reutilizar códigos de productos dados de baja. Rompe el histórico.
• Inventarse un EAN. Los códigos de barras estándar se solicitan, no se generan.
• SKU con significado excesivo. En cuanto cambia el proveedor, hay que rehacer el catálogo.
• Fiar la unicidad a la disciplina de quien da de alta los productos.
• Un solo código para producto con variantes. Talla y color necesitan SKU propio o el stock no significa nada.

Antes de dar de alta el catálogo

• ¿Tienes decidido el formato de SKU, y cabe en él lo que vendes dentro de dos años?
• ¿Se puede dictar por teléfono sin ambigüedad?
• ¿Cada variante que se vende por separado tiene su propio código?
• ¿Está claro qué campo es el EAN, cuál el tuyo y cuál el del proveedor?

Dedicar una tarde a esto antes de cargar mil productos evita el trabajo de recodificarlos después —que es una tarde también, pero con el histórico de ventas ya colgando de los códigos viejos—.