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Inventario inicial: cómo montarlo

Publicado el 2026-09-09

El inventario inicial es la foto de la que salen todas las cifras posteriores: el margen, el coste de ventas y el resultado del ejercicio. Si esa foto está mal, todo lo que se calcule encima estará mal, y nadie lo notará hasta el cierre.

Empieza por decidir qué cuentas, no por contar

El error de bulto es abrir la persiana un domingo y empezar a contar. Antes hay tres decisiones:

Qué entra. Mercadería para vender, sí. ¿Y el material de embalaje? ¿Y los consumibles? Lo que no se vende no es existencias, es gasto. Meterlo infla el inventario y desinfla el resultado.

Con qué unidad. Unidades, kilos, cajas, metros. Suena trivial y es de lo que más problemas da: si compras en cajas de 12 y vendes por unidad, decide una unidad de stock y conviértelo todo a ella. Un producto con dos unidades conviviendo es un producto descuadrado para siempre.

Con qué referencia. Cada producto necesita un código único y estable. No el nombre —«Bolsa grande» y «Bolsa Grande» son dos productos distintos para cualquier sistema—.

Con qué se valora, que no es lo mismo que lo que costó

Aquí es donde más gente se equivoca de buena fe.

Las existencias se valoran a precio de adquisición —lo que pagaste, más los gastos necesarios hasta tenerlo en tu almacén: transporte, aranceles, seguro del envío— o a coste de producción si lo fabricas tú.

El IVA soportado deducible no entra. Si te lo puedes deducir, no es coste.

Y cuando el mismo producto se ha comprado a precios distintos —lo normal—, hace falta un criterio. El habitual es el coste medio ponderado: cada nueva compra recalcula el coste medio de lo que tienes, ponderando por cantidades.

Un detalle que sorprende y es correcto: vender no cambia el coste de lo que queda. Si tenías 100 unidades a 2 € y vendes 30, las 70 restantes siguen valiendo 2 €. Lo que cambia el coste medio son las entradas, no las salidas.

El recuento, en orden

1. Congela el movimiento. Contar mientras entra y sale mercancía produce un número que no es de ningún momento concreto. Si no puedes parar, apunta aparte lo que se mueva durante el recuento.

2. Cuenta por zonas, no por listado. Recorrer el almacén en orden físico y anotar lo que hay encuentra lo que el listado no sabe que existe. Recorrer el listado buscando cada producto pasa por alto justo eso.

3. Doble conteo en lo caro. No hace falta contar dos veces los tornillos; sí lo que representa la mayor parte del valor.

4. Anota lo defectuoso aparte. Lo roto, caducado u obsoleto no vale lo que costó. Meterlo al valor de compra es inflar el activo con algo que no vas a vender.

Lo que sobra y lo que falta

Al terminar aparecen diferencias. Siempre. Y son información, no un fracaso:

• Falta stock — mermas, roturas, robo, errores de registro anteriores.
• Sobra stock — entradas no anotadas, devoluciones que nadie registró.

Lo importante es anotar la diferencia como lo que es, con su motivo, en vez de «cuadrar» el sistema cambiando el número a mano. Un ajuste documentado explica el descuadre; un número corregido en silencio lo esconde y reaparece el trimestre siguiente, más grande.

Qué hace Zeva

El inventario inicial se monta con un recuento: se apunta lo contado producto a producto y, al confirmarlo, el sistema genera el ajuste que lleva el stock del sistema a lo realmente contado —con el recuento como motivo, así que meses después se sabe de dónde vino esa diferencia—.

Tres cosas del diseño que importan aquí:

Confirmar un recuento dos veces no aplica el ajuste dos veces. Las confirmaciones del mismo recuento se serializan, así que un doble clic o dos personas confirmando a la vez no duplican la corrección. En un recuento de cientos de líneas, eso es la diferencia entre un inventario correcto y uno con el doble de ajuste.

El coste medio ponderado se recalcula solo en las entradas con coste, no en ventas ni mermas —que reducen cantidad, no cambian lo que vale lo que queda—. Es el criterio explicado arriba, aplicado sin que tengas que pensar en él.

Contar y ajustar son permisos distintos. Quien puede ver el inventario no puede, por eso solo, confirmar un recuento ni registrar un ajuste. Tocar el stock es tocar la valoración del activo.

Además: varios almacenes con sus transferencias, trazabilidad por lotes para lo que la necesita, y una pantalla de valoración para ver cuánto vale lo que tienes.

Lo que cubre el módulo está en inventario y almacén. Y conviene tener presente de dónde salen los movimientos que después descuadran el recuento: cada venta del TPV y cada factura mueve stock, así que el inventario inicial es el punto de partida de dos ciclos, no de uno.

Si lo que vendes caduca o se identifica por lote, el recuento tiene una capa más y conviene montarla desde el principio en vez de añadirla después: trazabilidad por lote y caducidades. Y el documento que acompaña a la mercancía cuando entra o sale, en albarán y factura: diferencias.

Qué pasa el día después

El inventario inicial no es un acto: es el punto de partida de una disciplina. Y se desajusta por tres vías, todas conocidas:

Salidas que nadie registra. El producto que se lleva un empleado, la muestra para un cliente, lo que se rompe al descargar. Cada una es pequeña y ninguna se anota, hasta que el recuento siguiente da una diferencia que nadie sabe explicar.

Entradas anotadas «luego». Llega el albarán, se descarga la mercancía y el registro se hace el viernes. Entre medias, el sistema dice que no tienes algo que sí tienes.

Devoluciones sin vuelta al stock. El cliente devuelve, se le abona, y la unidad se queda en la trastienda sin volver al inventario.

Ninguna se arregla con un sistema mejor: se arreglan con la regla de que el movimiento se anota cuando ocurre. Lo que sí hace un sistema es que anotarlo cueste diez segundos en vez de abrir una hoja de cálculo.

Con qué frecuencia repetirlo

El inventario anual completo es obligatorio a efectos contables, pero esperar un año para descubrir un descuadre es tarde. Lo que funciona es el recuento cíclico: contar una parte del almacén cada semana, rotando, de forma que en un trimestre haya pasado por todo.

Ventajas frente al recuento anual: no hay que cerrar, las diferencias se detectan cuando aún se puede averiguar de dónde vienen, y el conteo anual deja de ser un acontecimiento traumático.

Errores que se repiten

• Contar sin decidir antes qué entra y en qué unidad.
• Valorar a precio de venta. Las existencias van a coste, siempre.
• Incluir el IVA deducible en el coste.
• Cuadrar el sistema a mano en vez de registrar el ajuste con su motivo.
• Valorar lo roto y lo obsoleto como si fuera vendible.
• Dejar el inventario inicial para «cuando haya tiempo». No lo hay: se hace o el ejercicio entero arrastra el error.

Antes de dar el inventario por bueno

• ¿Cada producto tiene un código único y una sola unidad de medida?
• ¿Está valorado a coste de adquisición, sin IVA deducible?
• ¿Lo defectuoso está separado y valorado aparte?
• ¿Las diferencias están registradas con su motivo?
• ¿Sabrías reproducir el recuento dentro de seis meses con lo que has anotado?

Esa última es la buena. Un inventario que no se puede reconstruir no es un inventario: es un número que alguien escribió un domingo.