Academia · importacion
Cómo importar tus datos desde otro ERP o desde Excel/CSV
Publicado el 2026-07-20
Qué es
El asistente de importación masiva de Zeva trae tu maestro de clientes, proveedores y productos desde el programa que usabas antes, a partir de un fichero CSV o Excel exportado desde allí. No es una migración completa de otro ERP: es la puerta de entrada para no tener que teclear de nuevo, uno a uno, el fichero de terceros y el catálogo con el que ya trabajabas.
Por qué importa
Cambiar de programa de facturación suele frenarse en el mismo punto: hay 300 clientes y 150 productos ya cargados en el sistema anterior, y la idea de volver a escribirlos a mano basta para posponer la migración semanas. El asistente ataca exactamente ese cuello de botella — el resto de la migración (aprender la herramienta, configurar tu empresa) pesa mucho menos que volver a teclear un maestro de datos entero.
Qué puedes importar hoy
Dos entidades, cada una con su propio asistente:
- Clientes y proveedores (terceros): nombre, NIF, tipo, email, teléfono y dirección.
- Productos y servicios: nombre, precio de venta, tipo de IVA y referencia si tu fichero de origen la trae.
Las facturas de tu ERP anterior no entran en este asistente, y no es un descuido: una factura ya emitida en otro sistema nunca debería resellarse con una huella Verifactu nueva en Zeva, porque la Agencia Tributaria ya la considera un documento cerrado en el sistema de origen. Si necesitas conservar ese histórico, la vía correcta es guardarlo tal cual (PDF o XML) fuera del flujo de emisión de Zeva, no reimportarlo como si fuera una factura nueva.
Los 5 pasos del asistente
- 1
Eliges qué importar
Clientes/proveedores o productos/servicios. Cada pase del asistente es de un solo tipo — si necesitas ambos, repites el proceso una segunda vez.
- 2
Subes el fichero
Admite
.csvy.xlsx. Si tu Excel tiene varias hojas, Zeva solo lee la primera — lo habitual cuando exportas "tu maestro de clientes" desde otro programa, pero conviene saberlo si tu fichero está organizado de otra forma. - 3
Mapeas las columnas
Le dices a Zeva qué columna de tu fichero corresponde a qué campo (nombre, NIF, precio...). El asistente intenta detectar la correspondencia sola cuando las cabeceras son parecidas, pero siempre puedes corregir el mapeo a mano.
- 4
Previsualizas
Antes de escribir nada en tu cuenta, el servidor valida fila a fila y te muestra cuántas son válidas, cuántas son duplicadas y cuántas tienen un error — para que decidas si sigues adelante o corriges el fichero primero.
- 5
Confirmas
Solo entonces se crean los registros, y ves el resultado fila a fila: qué se creó, qué se saltó por duplicado y qué quedó fuera por error.
Validación y deduplicado
La detección de qué fila es válida no es cosmética, y ocurre siempre en el servidor, nunca solo en tu navegador:
- NIF/NIE de clientes y proveedores: se valida con el dígito de control real, no solo por longitud — el mismo nivel de exigencia que ya aplica el importador de terceros por su cuenta.
- Deduplicado de terceros: la clave es NIF más tipo (cliente o proveedor). Si vuelves a importar el mismo fichero por error, esas filas salen como duplicadas la segunda vez — no se crean de nuevo.
- Deduplicado de productos: por referencia/SKU, dentro de tu empresa. Un producto sin referencia en el fichero no tiene con qué compararse, así que siempre se crea como nuevo — si tu catálogo de origen no trae códigos, revisa el resultado con más atención antes de confirmar.
- Precio e IVA: se leen como texto tal cual viene en la celda, con coma o punto decimal y con o sin símbolo
%o€— el parseo lo hace siempre el servidor, nunca se confía en que el fichero venga ya "limpio".
El tope por lote es de 2.000 filas. Si tu maestro de clientes o productos supera esa cifra, divide el fichero en varias tandas — el deduplicado por NIF o referencia hace que repetir una tanda ya importada no cree duplicados.
Qué no incluye todavía
- Facturas, presupuestos o asientos contables históricos. El asistente solo mueve terceros y productos, no documentos ya emitidos en otro sistema.
- Deshacer una importación con un solo clic. Si algo se coló mal en el fichero de origen, corriges o eliminas esos registros después, igual que harías con cualquier tercero o producto dado de alta a mano.
- Otras entidades del ERP, como gastos, proyectos o movimientos bancarios: este asistente es, por ahora, específicamente para el maestro de clientes/proveedores y de productos/servicios.
Errores comunes
- Subir un Excel con varias pestañas distintas esperando que se importen todas: solo se lee la primera hoja.
- Dar por bueno un NIF con una errata de un dígito: la fila queda en error y no se crea, no se importa "a medias" con un dato incorrecto.
- Migrar un catálogo de productos sin referencias y extrañarse de que una reimportación no detecte los duplicados: sin un identificador estable, cada fila se trata como nueva.
Un ejemplo concreto
Llevas tres años con un Excel de clientes mantenido a mano, con 400 filas y algunas inconsistencias — un par de NIF repetidos por error de copia, alguna celda con el teléfono vacío. Lo exportas a CSV, lo subes al asistente, y Zeva reconoce solas las columnas "Nombre" y "NIF" porque coinciden con las cabeceras esperadas; mapeas a mano "Teléfono" porque en tu fichero se llama "Tfno". En la previsualización aparecen 385 filas válidas, 10 duplicadas (el mismo NIF aparece dos veces en tu propio Excel) y 5 con error (NIF con un dígito de control incorrecto). Confirmas, y Zeva crea 385 clientes nuevos sin que hayas tenido que teclear ni uno.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar mis facturas antiguas del ERP anterior?
No. El asistente cubre terceros y productos, no documentos ya emitidos — resellar una factura antigua con una huella Verifactu nueva no sería correcto, porque el sistema de origen ya la trató como cerrada.
¿Qué pasa si mi Excel tiene varias hojas de datos distintos?
Zeva solo lee la primera hoja del libro. Si necesitas importar desde otra pestaña, muévela a la primera posición o expórtala a un fichero aparte antes de subirla.
¿Puedo importar clientes y productos en el mismo fichero?
No: cada pase del asistente es de un único tipo de dato. Si tienes ambos, subes primero el fichero de clientes o proveedores y repites el proceso con el fichero de productos.
¿Qué pasa si reimporto el mismo fichero sin querer?
No se duplica nada: el deduplicado por NIF (terceros) o por referencia (productos) hace que la segunda importación del mismo fichero salga marcada como duplicada en la previsualización, antes de confirmar.
Siguiente paso recomendado
Una vez importado tu fichero de clientes y proveedores, revisa cómo funciona ese maestro día a día en cómo gestionar clientes y proveedores en Zeva, o consulta el detalle completo en clientes y proveedores.
Sigue leyendo