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Facturas recurrentes: automatiza cuotas y suscripciones en Zeva

Publicado el 2026-07-20

Qué es

Una factura recurrente en Zeva es una plantilla: la creas una vez, con el cliente, las líneas y una periodicidad, y Zeva genera el documento correspondiente en cada nuevo periodo sin que vuelvas a teclear nada. No es exclusivo de las facturas — el mismo mecanismo existe para presupuestos, albaranes y gastos recurrentes, cada uno con su propio nivel de control.

Por qué importa

Cualquier negocio con cuotas mensuales, igualas de servicios, alquileres o suscripciones que factura o paga tiene la misma tarea repetitiva cada periodo: coger el documento del mes anterior, cambiar la fecha y volver a mandarlo o registrarlo. Es trabajo mecánico que se olvida en vacaciones, se hace tarde entre semana y acumula pequeños errores de copiado. Una plantilla recurrente elimina esa tarea sin que pierdas el control de lo que se genera: decides tú cuánta automatización quieres, documento a documento.

Cómo funciona

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   Creas la plantilla

   Con el cliente o proveedor, la descripción, las líneas — igual que en cualquier factura, presupuesto, albarán o gasto — y la serie que usarán los documentos generados.

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   Eliges la periodicidad

   Semanal, mensual, trimestral, anual, o personalizada indicando cada cuántos días. En mensual, trimestral y anual también fijas el día del mes en que se genera; en personalizada, el intervalo de días sustituye a ese campo.

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   Zeva genera el documento de cada periodo

   En la fecha que toque, según la periodicidad y la fecha de inicio que fijaste. Puedes forzar la generación de todo lo pendiente en cualquier momento desde el listado, con el botón "Generar pendientes ahora".

Las cuatro plantillas recurrentes

• Facturas recurrentes. Para cuotas de clientes, igualas de mantenimiento o suscripciones que facturas tú. Enlazan directamente con la facturación con Verifactu: cada factura que se genera pasa por el mismo motor de numeración y sellado que una factura creada a mano, no es un atajo aparte con reglas distintas.
• Presupuestos recurrentes. Para ofertas que se repiten, como una renovación trimestral de una propuesta de servicios.
• Albaranes recurrentes. Para entregas periódicas con un patrón fijo, como un reparto semanal a un mismo cliente.
• Gastos recurrentes. Para lo que pagas tú de forma periódica: alquileres, cuotas de leasing o renting, suscripciones a herramientas, igualas con proveedores.

En los cuatro casos, el cliente o proveedor y la fecha de inicio quedan fijados al crear la plantilla y ya no se pueden cambiar después — sí puedes editar el resto (líneas, importes, periodicidad, fecha de fin) en cualquier momento, o pausar la plantilla sin borrarla.

Periodicidad y fecha de fin

Cada plantilla tiene una fecha de inicio obligatoria y una fecha de fin opcional: si la dejas vacía, se repite sin límite hasta que la pauses tú. También puedes fijar un plazo de vencimiento en días para que cada documento generado nazca con su fecha de pago ya calculada, sin que tengas que ponerla a mano cada vez.

Control: cuánto decide Zeva y cuánto decides tú

No las cuatro plantillas dan el mismo margen a la automatización — y esa diferencia es intencionada:

• Facturas recurrentes. Por defecto, cada factura generada nace en borrador para que la revises antes de emitirla. Si activas la casilla de emisión automática, cada factura generada se numera y se sella con Verifactu sin que nadie la revise a mano — y, si además activas el envío automático, se manda por email al cliente sola. Es la opción con más automatización de las cuatro, precisamente porque también es la que puedes desactivar con más granularidad.
• Gastos recurrentes. Por defecto se generan en borrador (la opción recomendada, para que confirmes tú que corresponde contabilizarlo). Puedes desmarcar esa casilla para que Zeva los contabilice automáticamente en cuanto se generan, sin paso intermedio.
• Presupuestos recurrentes. Siempre se generan en borrador. No existe una opción de generarlos "ya enviados": un presupuesto no tiene un paso de emisión que puedas diferir, así que cada uno espera tu revisión antes de mandarlo.
• Albaranes recurrentes. Igual que los presupuestos: se generan siempre en borrador, sin opción de saltarte la revisión.

Un ejemplo concreto

Facturas a un cliente una cuota fija de mantenimiento cada día 1 de mes, 200 € más IVA. Creas una factura recurrente con periodicidad mensual, día de emisión 1, sin fecha de fin porque el contrato es indefinido, y activas la emisión automática porque el importe nunca cambia. Cada mes, el día 1, Zeva genera la factura, la numera, la sella con Verifactu y te queda el histórico con el contador de cuántas lleva emitidas — sin que tengas que abrir Zeva ese día. Si en algún momento el cliente renegocia la cuota, editas la plantilla una vez y el cambio se aplica desde la siguiente factura generada.

Qué no incluye todavía

• Prorrateo automático de altas o bajas a mitad de periodo. Si un contrato empieza o termina a mitad de mes, el ajuste del importe proporcional lo haces tú, no lo calcula la plantilla.
• Cambiar el cliente de una plantilla ya creada. El tercero es inmutable tras el alta — si el contrato pasa a otro cliente, se crea una plantilla nueva.

Errores comunes

• Activar la emisión automática en una plantilla con líneas que cambian de un periodo a otro: sin revisión manual, un importe distinto se emite y sella igual que uno correcto.
• Esperar que un presupuesto o un albarán recurrente se generen "ya enviados": los dos nacen siempre en borrador, a diferencia de las facturas.
• Olvidar poner fecha de fin en un contrato temporal: sin ella, la plantilla se repite indefinidamente hasta que la pauses a mano.

Preguntas frecuentes

Guion del vídeo (pendiente de grabar)

Duración estimada: 3:30. Se graba sobre el panel de Zeva, con un tenant de pruebas.

Nota de producción: pendiente de grabar. Este guion es el texto definitivo del vídeo; solo falta capturar la pantalla real y locutarlo.

Siguiente paso recomendado

Los vencimientos de tus facturas y gastos recurrentes alimentan directamente la previsión de caja de Zeva — lee saldos de tesorería en tiempo real para ver cómo se combinan con el resto de tu contabilidad.