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Proforma: qué es y cuándo emitirla
Publicado el 2026-08-21
La proforma es el documento que más se malinterpreta de todos los que emite una empresa. Se parece a una factura, se lee como una factura y no es una factura — y esa diferencia es precisamente su utilidad.
Qué es, en una frase
Una proforma es una factura simulada: tiene el mismo aspecto y el mismo detalle, pero no documenta una operación realizada. Es una declaración de intenciones con formato de factura.
De ahí se derivan las tres cosas que importan:
- No devenga IVA. No entra en tu liquidación del trimestre.
- No entra en tu numeración de facturas. Lleva su propia serie.
- No es un justificante de gasto para quien la recibe.
Si alguna vez has oído «te mando una proforma para que la vayas tramitando», eso es exactamente lo que hace: permite que la otra parte inicie un proceso interno sin que haya nacido todavía una obligación fiscal.
En qué se diferencia del presupuesto
Se confunden porque los dos van antes de la factura, pero responden a preguntas distintas.
Un presupuesto es una oferta: propone un trabajo, un precio y unas condiciones, y se puede negociar. Su lenguaje es «esto es lo que te propongo».
Una proforma es el documento previo al pago de algo ya acordado. Su lenguaje es «esto es lo que vas a pagar, con este desglose exacto». No se negocia: se paga o no se paga.
En la práctica, el presupuesto va antes y la proforma después. Si tu cliente ya dijo que sí y lo que necesita es un papel con el importe exacto para tramitar la transferencia, lo que quiere es una proforma.
Cuándo emitirla de verdad
Hay cuatro situaciones donde resuelve algo real:
Cobro por adelantado. Vas a pedir el pago antes de entregar. La proforma le da al cliente el documento con el que ordenar la transferencia, y tú emites la factura de verdad cuando el dinero llegue o cuando entregues.
El cliente necesita aprobación interna. En empresas medianas y en la Administración, alguien tiene que autorizar el gasto antes de comprometerlo. La proforma es el papel que circula por esa cadena de firmas.
Operaciones internacionales. En exportación se usa habitualmente para el trámite aduanero y para que el importador abra el crédito documentario.
Confirmar detalles antes de sellar. Cuando la operación tiene muchas líneas o condiciones particulares, mandar la proforma primero evita tener que rectificar una factura ya emitida — que es bastante más engorroso.
El error que causa problemas de verdad
Usar la proforma como si fuera una factura.
Pasa más de lo que parece: se emite la proforma, el cliente paga, y nadie emite la factura definitiva. Resultado: has cobrado una operación que fiscalmente no existe. Ni has repercutido el IVA, ni la has declarado, ni tu cliente tiene con qué deducirse el gasto.
El segundo error, casi tan común: numerar la proforma dentro de la serie de facturas. Si tu serie A va por la 47 y emites una proforma con el número 48, cuando emitas la siguiente factura real tendrás que decidir entre repetir el 48 o dejar un hueco. Las dos opciones están mal: la numeración de facturas debe ser correlativa y sin saltos.
Por eso la proforma lleva su propia serie, siempre.
Cómo se cierra el círculo
El recorrido correcto es: presupuesto → proforma → factura. La proforma no se «convierte» por arte de magia; alguien tiene que emitir la factura real cuando la operación se realiza o el pago se recibe.
Y esa factura sí:
- Entra en la numeración correlativa de su serie.
- Devenga IVA y entra en la liquidación del periodo.
- Lleva todos los datos que exige el reglamento de facturación, que están en qué datos lleva una factura completa.
El momento exacto en que hay que emitirla depende de la operación, y ahí conviene tener claro que cobrar un anticipo ya genera obligación de facturar ese anticipo. Cobrar contra proforma y no emitir nada hasta la entrega final es justo lo que hay que evitar.
Qué hace Zeva con las proformas
Las proformas tienen módulo propio y serie propia, separada de la de facturas: no hay forma de que una proforma consuma un número de tu numeración fiscal.
Cada una tiene su estado —borrador, enviada, anulada— y se puede convertir en factura sin volver a teclear nada: mismas líneas, mismos importes, el cliente, todo. Al convertirla, la proforma queda marcada como facturada, y ese estado solo se alcanza convirtiéndola, nunca cambiándolo a mano. Es lo que impide facturar dos veces la misma proforma por descuido.
También se puede anular una que ya no va a ninguna parte, en vez de dejarla viva para siempre ensuciando el listado.
Lo que cubre el módulo de facturación —y la numeración que la proforma no toca— está en facturación, y el documento que suele ir antes, en presupuestos que se aceptan.
Errores que se repiten
- Cobrar contra proforma y no emitir la factura. La operación no existe fiscalmente.
- Numerarla en la serie de facturas. Rompe la correlación.
- Llamar «proforma» a un presupuesto. Son documentos con función distinta.
- Enviarla sin condiciones de pago. Si es para que te paguen, dile cómo y cuándo.
- Dejarlas vivas eternamente. Una proforma de hace ocho meses no es una operación pendiente.
Antes de mandar la próxima
- ¿Va en su propia serie, separada de las facturas?
- ¿Lleva claro que es una proforma y que no es un justificante fiscal?
- ¿Dice cómo y cuándo se paga?
- ¿Tienes previsto quién emite la factura de verdad cuando llegue el dinero?
La proforma es una herramienta cómoda y sin riesgo, siempre que quede claro que el círculo se cierra con una factura. Si no se cierra, el problema no es del documento: es de quien lo usó como si fuera otro.
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